Como fazer a priorização das tarefas em equipe

Pedidos de projetos surgem por e-mail, ligações de clientes preocupados exigindo “entrega para ontem” e novas demandas solicitadas via reunião geral. Já viveu esse cenário? Quem nunca, não é?

Em uma situação assim, onde muitos projetos entram em produção ao mesmo tempo, é de extrema importância fazer a priorização das tarefas em equipe. Isso entra como necessidade para:

✓ Evitar retrabalho dos membros do time;

✓ Saber a ordem de prioridades diante de todos os prazos estipulados;

✓ Encontrar mais rapidamente as informações que precisará do apoio de alguém de fora da sua equipe, seja do cliente, de outro departamento da empresa ou mesmo de um freelancer que presta serviços para você;

✓ Renegociar prazos de entrega diante de todos os projetos em andamento.

As etapas de como fazer a priorização das tarefas em equipe

Basicamente, temos 2 etapas básicas que te ajudam na missão de fazer a priorização das tarefas em equipe, sendo elas:

1. Comece pelo começo: liste todas as tarefas que precisa entregar

Faça um compilado de todos os projetos em andamento com os prazos de entrega junto, assim você consegue ter uma visão geral de tudo e necessita de priorização.

Com a monday.com tem um template específico para o acompanhamento da visão geral dos projetos, sabia?

Esse quadro de visão geral das tarefas mostra qual a situação de todos os projetos, onde estão os gargalos, quem são os responsáveis pelas demandas, suas timelines de desenvolvimento e muito mais. É transparência total para trabalhar!

2. Preencha a matriz de prioridades

A matriz de prioridades também é conhecida como matriz de Eisenhower. Por esse método, você precisa responder dentro da matriz quais são as entregas mais urgentes. Dessa forma, a priorização de tarefas em equipe fica bem mais clara e visível para todos os membros do time. Veja abaixo um exemplo de como funciona.

Para preencher, você precisa se guiar pela seguinte maneira:

✓ Urgente e importante: essas são suas as tarefas com maior prioridade. Elas devem ficar no topo da sua lista!

✓ Urgente e não importante: por não serem importantes, essas tarefas podem ser delegadas para outra pessoa.

✓ Não urgente e importante: por não serem urgentes, essas tarefas não precisam ter o foco da sua lista de priorização. Dessa forma, coloque-as para um segundo momento, após o término das tarefas mais urgentes.

✓ Não urgente e não importante: bom, a nomenclatura aqui já diz tudo, não acha? Tire essas tarefas da sua lista de priorização e foque toda a energia da equipe nas tarefas que ficaram nas classificações acima.

Renegociação de prazos

Após listar todos os projetos e montar a lista de priorização das tarefas em equipe, você identificou que não será possível entregar todas as demandas dentro do período estipulado. Diante desse cenário, o melhor a fazer é reunir os membros do time para que, juntos, criem um cronograma de prazos viáveis para entrega.Agora que você já sabe como fazer a priorização de tarefas em equipe, que tal aproveitar também o nosso artigo de como fazer uma boa gestão de projetos: 10 dicas para não errar?

publicado em julho 15, 2021
por admin
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