A declaração de escopo é um documento que contribui para uma melhor organização, acompanhamento e foco na gestão de projetos. Para isso, deve-se criar uma descrição detalhada do trabalho a ser executado.
Quer entender melhor o que é, como realizar e a importância da declaração de escopo para o seu projeto? Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas.
O que é a declaração de escopo de projeto?
De acordo com o guia PMBOK, a declaração de escopo é um documento em que o trabalho a ser realizado em um determinado projeto é descrito minuciosamente. Inclui-se nesse documento informações como objetivo, restrições, entregas, entre outras.
Portanto, ele será usado como um guia, tanto pela equipe quanto pelos gestores, para a execução do projeto. Além disso, esse planejamento contribui também para a definição de um cronograma de tarefas, assim como uma expectativa de custos.
A declaração de escopo pode ser comparada a um contrato, uma vez que é um acordo firmado entre todas as partes envolvidas no projeto.
Quais informações devem estar presentes em uma declaração de escopo?
Como adiantamos, a declaração de escopo é a orientação a ser apresentada para a equipe de produção para a execução do projeto. Portanto, quanto mais minuciosa ela for, melhor.
Há algumas informações base a serem preenchidas, contudo, é possível adaptar a declaração de acordo com as especificações do projeto.
São alguns itens que devem conter uma declaração de escopo:
- Justificativa;
- Objetivo;
- Descrição do escopo do projeto;
- Restrições;
- Premissas;
- Entregas;
- Cronograma;
- Estimativas de custos;
- Critérios de aceitação;
- Exclusões do projeto.
Abaixo explicaremos melhor o que cada uma dessas etapas significa. Veja!
Justificativa
Aqui deve-se explicitar qual é a necessidade desse projeto, ou seja, sua importância para execução. Por exemplo, digamos que o projeto seja a implementação de um novo produto focado em branding em uma empresa de Marketing.
Logo, a justificativa pode ser a de que muitas empresas estão despertando o interesse em investir em divulgação online, portanto, essa é uma ótima oportunidade para alavancar os lucros.
Objetivo
É o momento de definir as metas que devem ser alcançadas com o projeto. É o foco principal que irá orientar todas as etapas de execução.
Se pegarmos o exemplo acima citado, podemos dizer que o objetivo do projeto seja o aumento em 20% da receita no trimestre.
Descrição do escopo do projeto
Nessa etapa deve-se descrever brevemente as características e particularidades do projeto. É um resumo do escopo que traz informações do que será feito ao longo do trabalho.
O detalhamento virá em seguida com o destrinchamento das atividades, limitações e demais especificidades.
Restrições
Restrições são tudo aquilo que de alguma maneira limitam a execução da equipe. Entre os principais tipos de restrições estão as despesas orçamentárias, em que há valores que não podem ser extrapolados ao longo do projeto; prazos que precisam ser cumpridos e limitação de recursos humanos.
Aqui também pode-se incluir os riscos que podem surgir ao longo do projeto. Esse mapeamento é importante para que seja possível propor ações previamente que evitem entraves durante a execução.
Premissas
Diz respeito ao que se espera desse projeto associadas ao resultado e uso de dinheiro e tempo. Aqui também devem ser avaliados os riscos dessas premissas não se confirmarem, assim como os planos de ação propostos caso isso aconteça.
Entregas do projeto
É a etapa que envolve toda a execução do projeto, ou seja, tudo aquilo que deve ser realizado para que seja possível alcançar o objetivo final.
Por exemplo, no caso do projeto de implementação de um novo produto da empresa de Marketing que citamos acima, as entregas podem ser algo como:
- Execução de uma descrição do novo produto;
- Definição do valor cobrado;
- Contratação de recursos humanos;
É importante que as entregas sejam destrinchadas o máximo possível, e todas elas devem ser designadas para uma pessoa/equipe responsável.
Cronograma
O cronograma vai orientar toda a equipe quanto ao prazo para realização das tarefas, assim como possíveis encontros de alinhamento ao longo do projeto. Ele ajuda a melhorar a visualização de todas as tarefas e pendências do projeto.
Estimativas de custos
É a definição de valores estimados para a execução daquele projeto, ou seja, todos os gastos necessários para alcançar o objetivo.
Critérios de aceitação
Aqui deve-se incluir todos os requisitos que precisam ser atendidos para a aprovação do projeto, como por exemplo, prazos e entregas. É como se fosse um documento de responsabilidade em que todas as partes envolvidas no projeto devem mostrar que estão cientes de suas obrigações.
Exclusões do projeto
Nessa etapa devem ser apontados tudo aquilo que está fora do escopo do projeto. Isso é importante para alinhar as expectativas entre todas as partes envolvidas.
Vantagens da declaração do escopo do projeto
Agora que você já conhece as principais informações de uma declaração de escopo do projeto, vamos indicar quais são os benefícios de implementar essa estratégia em seu gerenciamento. Veja:
- Permite um acompanhamento mais detalhado do projeto;
- Torna o planejamento de custos mais assertivo;
- Prazos de entregas mais realistas;
- Maior organização;
- Execução mais objetiva e com maior qualidade.
A Monday ajuda sua empresa com a declaração de escopo
Com a Monday.com você tem todos os recursos necessários para organizar e executar sua declaração de escopo do projeto. Isso porque a ferramenta disponibiliza recursos que otimizam a execução das tarefas.
Veja algumas das possibilidades abaixo:
- Visualizações: Visualize seus dados da maneira que desejar. Use uma linha do tempo, calendário e muito mais para que nada seja perdido.
- Automação: Automatize o trabalho repetitivo para que você e sua equipe possam se concentrar no trabalho que realmente requer seu talento.
- Painéis: Transforme insights em ação. Use painéis e gráficos de alto nível para tomar decisões importantes com base em dados em tempo real.
- Atualizações: Colabore dentro do contexto do seu trabalho. Mantenha uma comunicação contínua entre equipes e departamentos a qualquer hora e em qualquer lugar.
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