A definição e elaboração correta da documentação de projetos é uma das premissas para se obter sucesso com o trabalho. Portanto, é fundamental que o gestor entenda quais documentos são importantes para a sua estratégia, além de saber elaborá-los corretamente.
Quer entender melhor sobre o tema? Então, é só continuar a leitura, pois vamos apresentar quais são os itens mais essenciais para você realizar um bom gerenciamento.
O que é documentação de projetos?
É uma série de documentos que devem ser criados para dar direcionamento ao projeto. Portanto, eles funcionam como um guia para a equipe, assim como meio de controle para a gestão.
Além disso, a documentação de projetos serve também para validar a sua execução. Isso acontece por meio da criação de contratos (que podem ser formais ou informais), que trazem toda a descrição do projeto, assim como suas restrições e orçamento.
Em outras palavras, podemos dizer que a documentação de um projeto é o levantamento de tudo o que é necessário para a sua realização, que vai desde a fase de aprovação até seu encerramento.
Exemplos de documento de projeto
Há uma grande variedade de documentos que podem ser incluídos ao longo da execução de um projeto. A escolha pela documentação mais adequada dependerá de sua complexidade, assim como das especificidades dessa atividade.
Listamos abaixo alguns exemplos de documentação de projetos mais comuns. Veja!
Termo de abertura do projeto
Esse documento é o primeiro a ser elaborado em um projeto, portanto, ele deve ser criado antes mesmo de sua execução. O termo de abertura é como se fosse uma autorização formal para a criação dessa atividade.
Ele pode ser tanto um contrato comercial, assinado entre contratante e contratado ou apenas um acordo formal interno que concede autorização para aplicação dos recursos da empresa nesse projeto.
No documento podem estar contidas informações como:
- Nome do projeto;
- Descrição dos objetivos da atividade;
- Orçamento;
- Descrição das atividades a serem realizadas;
- Prazos;
- Restrições;
- Recursos necessários para a sua execução.
O termo de abertura do projeto pode e deve ser elaborado de forma personalizada. Assim, o gestor inclui informações estratégicas para o projeto que será executado.
Plano de gerenciamento de escopo
A declaração de escopo é muito similar ao termo de abertura, contudo, sua elaboração deve ser ainda mais detalhada e focada nas entregas que serão
Inclui-se nesse documento informações como objetivo, restrições, entregas, entre outras.
Nesse documento de projeto deve-se incluir informações como:
- Justificativa;
- Objetivo;
- Descrição do escopo do projeto;
- Restrições;
- Premissas;
- Entregas;
- Cronograma;
- Estimativas de custos;
- Critérios de aceitação;
- Exclusões do projeto.
Esse plano será usado pelos gestores e colaboradores como um guia ao longo do projeto, facilitando assim possíveis mudanças de rotas que podem ser necessárias.
Plano de gerenciamento do projeto
É neste documento que devem ser incluídos todos os processos, ferramentas e demais estratégias necessárias para o sucesso do projeto.
O plano de gerenciamento também reúne todos os documentos importantes, como planejamento estratégico, cronogramas, entre outras referências cruciais para a gestão.
Portanto, ele é um dos documentos de projeto mais importantes para o gestor, pois, através dele, é possível acompanhar o andamento do trabalho, uma vez que ele descreve toda a sua execução, recursos disponíveis, etc.
Plano de garantia da qualidade
É o documento que estabelece os padrões de qualidade para o projeto. Ou seja, ele determina quais são as exigências necessárias para que o trabalho alcance o objetivo esperado.
Portanto, no plano de garantia de qualidade devem estar descritos informações como:
- Testes de abordagem do produto que está sendo executado;
- Políticas e checklists de qualidade;
- Definição de métricas para controle da qualidade;
- Critérios de aceitação do projeto.
Toda a equipe deve ter conhecimento desse documento e deve realizar as entregas com base nas orientações ali apontadas.
Plano de gerenciamento de riscos
O plano de gerenciamento de riscos é um documento importante para qualquer tipo de projeto. É nele que devem estar discriminados todos os riscos e ameaças desta atividade, assim como possíveis soluções para os mesmos.
Portanto, é importante que toda a equipe realize a sua elaboração em conjunto, de modo que o documento reúna uma cobertura de riscos ampliada. Dessa forma, a empresa dificilmente será pega de surpresa, evitando assim imprevistos custosos e que poderiam prejudicar o sucesso do projeto.
Plano de gerenciamento da equipe
O objetivo deste documento é estabelecer os colaboradores responsáveis por cada tarefa e, assim, facilitar a visualização de todos presentes na execução do projeto.
Dessa forma, o gestor pode realizar cobranças necessárias para as pessoas corretas, além de ajudar na comunicação de toda a equipe, tornando-a mais transparente e direcionada.
Como a Monday ajuda no controle da documentação de projetos?
Achou complexo manter toda essa documentação organizada? A Monday pode simplificar esse processo para você.
A ferramenta disponibiliza uma série de recursos que otimizam a execução e controle das tarefas.
Veja algumas das possibilidades abaixo:
- Visualizações: Visualize seus dados da maneira que desejar. Use uma linha do tempo, calendário e muito mais para que nada seja perdido.
- Automação: Automatize o trabalho repetitivo para que você e sua equipe possam se concentrar no trabalho que realmente requer seu talento.
- Painéis: Transforme insights em ação. Use painéis e gráficos de alto nível para tomar decisões importantes com base em dados em tempo real.
- Atualizações: Colabore dentro do contexto do seu trabalho. Mantenha uma comunicação contínua entre equipes e departamentos a qualquer hora e em qualquer lugar.
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