Uma gestão de projetos de TI deve prezar pela organização, além de ser estratégica, uma vez que o setor conta com uma série de particularidades.
Segundo um levantamento realizado pela consultoria IDC, o mercado brasileiro de TI deve crescer cerca de 11% até o fim de 2021, valor próximo ao crescimento registrado no ano anterior, que foi de 12%. Isso significa que o setor está em alta, logo, as empresas da área devem estar bem estruturadas e preparadas para lidar com os desafios da rotina de trabalho.
Pensando nessa estimativa, listamos dicas de como melhorar a gestão de projetos na área de TI para sua empresa. Além disso, explicamos como é a estrutura de um projeto da área. Confira a seguir!
O que é gestão de projetos de TI?
A gestão de projetos de TI é necessária para organizar e direcionar as estratégias desse setor. Esse gerenciamento é importante para certificar que o projeto está seguindo as diretrizes previstas para alcançar os objetivos propostos.
São funções previstas em um gerenciamento de projetos de tecnologia da informação:
- Estabelecimento de metas e indicadores;
- Criação, delegação e acompanhamento das atividades;
- Certificação de que o cronograma está sendo cumprido;
- Desenvolvimento de soluções preventivas e corretivas, de modo a antecipar crises e atrasos que são comuns em projetos de TI.
Etapas que envolvem o gerenciamento de projetos de TI
Em geral, o gerenciamento de projetos de TI seguem uma estrutura pré-definida ao longo de seu ciclo de vida. Assim, é possível direcionar o foco corretamente em cada etapa do projeto.
Essas etapas são:
Início
Esse primeiro momento deve ser utilizado para definição dos objetivos do projeto, ou seja, entendimento do seu propósito.
Portanto, nesta etapa deve-se definir quais são os motivos para a sua criação e o que ele visa alcançar ao ser finalizado.
Planejamento
No segundo passo, deve-se traçar as estratégias que serão utilizadas ao longo de toda a sua execução. Portanto, é o momento de desenvolver todo o plano de ação necessário para alcançar o objetivo definido na primeira etapa.
Além disso, é durante o planejamento que deve-se elencar a equipe responsável, além dos recursos disponíveis para sua execução.
Execução
Nesta etapa inicia-se o projeto. Portanto, é o momento que a equipe coloca em prática todas as ações planejadas no tópico anterior.
Durante a execução, deve-se estabelecer cronogramas claros e realistas para todos os membros da equipe.
Controle
É a fase de monitoramento na gestão de projetos de TI. Ela é importante para que o gestor tenha conhecimento de todas as ações que estão sendo executadas, e assim ter capacidade de entender quando o projeto não está cumprindo o cronograma.
Mudanças/adaptações de rotas são comuns em projetos de TI, portanto, esse controle é crucial para que isso seja realizado de forma estratégica.
Finalização
É a etapa após o encerramento do projeto. Aqui deve-se avaliar se o objetivo proposto foi alcançado, além de avaliar quanto e como os recursos foram utilizados.
Dicas para melhor a gestão de projetos de TI
1. Escolha uma metodologia e trabalhe com ela
A primeira dica é estabelecer um processo de organização e desenvolvimento de projetos para a área de Tecnologia da Informação.
Existem 3 métodos frequentemente usados para a gestão de trabalho: metodologia ágil, em cascata e híbrida – falaremos sobre cada um deles no final deste artigo – que são bastante utilizados no mercado.
Mas, para manter um padrão de coordenação de jobs, o recomendado é escolher uma dessas metodologias e trabalhar com ela do início ao fim do projeto.
Independente de qual seja a metodologia de trabalho e o processo adotado, o gerenciador de tarefas Monday se adapta a cada uma. Com sistema operacional customizável, ele pode ser montado de acordo com as necessidades de todo departamento de produção.
2. Saiba detalhadamente qual o escopo do projeto
Ao iniciar o desenvolvimento do projeto, vale sempre o alinhamento entre cliente e equipe sobre o que deve ser produzido.
Essa recomendação é essencial para nortear tanto a equipe que vai trabalhar na criação, quanto para que o contratante esteja ciente do que esperar da entrega.
Cumprindo esta etapa também abre-se o caminho para desenhar e elencar as prioridades e estipular os prazos para o desenvolvimento.
3. Liste prioridades e alinhe prazos
Ao listar as etapas prioritárias, reúna o time para checar se o deadline marcado é suficiente para o desenvolvimento do que se espera. Vale ter essa conversa para saber exatamente quais são os prazos reais de produção e evitar falhas de comunicação e gerenciamento.
Projetos com prazos irreais de entrega trazem prejuízos para todos os envolvidos: equipe, contratante e cliente final. Recentemente, o lançamento do videogame Cyberpunk 2077, aguardado no mundo todo, gerou um prejuízo de US$ 1 bilhão ao ter queda nas ações. Tudo isso porque o jogo não estava finalizado ainda e, mesmo assim, insistiram em lançá-lo ao mercado com uma série de falhas.
Uma reportagem feita pela Bloomberg, mostrou que nos bastidores de desenvolvimento do jogo, a equipe de trabalho relatou convívio em um ambiente disfuncional, cheio de problemas de comunicação e gerenciamento.
Como única parceira da Monday.com no Brasil que oferece pacotes completos de soluções, não podemos deixar de frisar que investir em uma ferramenta de gestão de projetos de TI é essencial para garantir o acompanhamento e a produção dos trabalhos.
4. Esteja em sintonia com a equipe
Com o desenrolar das tarefas e o dia a dia no trabalho, você vai aprender a distribuir funções de desenvolvimento pertinentes às expertises de cada um.
Além disso, esteja em sintonia com o time para manter um bom convívio e relação profissional com os envolvidos. Sem diálogo e união entre o time será difícil levar qualquer projeto para a frente.
Para manter a comunicação sempre atualizada e todos os envolvidos a par do que está acontecendo, a Monday oferece recursos como:
✓ Definição de prioridades através da criação de timelines de produção;
✓ Visão geral de tudo o que é feito – ou não;
✓ Gerenciamento da carga horária de cada colaborador;
✓ Comunicação em tempo real por meio do chat do sistema.
5. Seja resiliente e se adapte às mudanças
É natural que mudanças aconteçam no meio do caminho. Por isso, estar aberto às modificações que surgem e preparado para lidar com elas é importante.
No caso da gestão de projetos na área de TI, uma recomendação para lidar com alterações é entender com a equipe quais serão as consequências das mudanças para o projeto e as soluções disponíveis.
Assim, é possível saber como atender aos objetivos propostos pelo projeto mesmo com a alteração.
6. Documente todo o processo de desenvolvimento
Documentar o processo de desenvolvimento é indispensável. Cada projeto traz uma lição para a equipe de trabalho e registrar os acontecimentos traz segurança tanto para o time que produz quanto para o cliente que contrata.
Dessa forma, se no final do projeto houver algum questionamento do porquê tal procedimento e decisão foram tomadas, haverá o registro do que ocorreu e direcionou para tal resolução.
7. Trabalhe com uma ferramenta de gestão de projetos
Ter uma ferramenta de gestão de projetos é fundamental para garantir o cumprimento de todas as dicas dadas até aqui.
Com um sistema operacional para gerenciar trabalhos é possível:
✓ Criar quadros de tarefas na metodologia escolhida;
✓ Registrar detalhadamente o escopo do projeto;
✓ Listar prioridades e prazos;
✓ Se comunicar com a equipe;
✓ Registrar mudanças durante a produção;
✓ Documentar todas as etapas de desenvolvimento.
Todas essas funcionalidades estão disponíveis na Monday.com e você e sua equipe podem testá-las por 14 dias de maneira totalmente gratuita com a gente, sabia?
Além disso, temos um pacote completo de serviços para quem quer otimizar os recursos da Monday ou tem urgência em operacionalizar a plataforma.
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Metodologias para melhorar a gestão de projetos na área de TI
Metodologia ágil para a gestão de TI
Essa é uma metodologia de gerenciamento de projetos em equipe que divide projetos grandes e longos em tarefas menores. Assim, times de trabalho podem produzir em paralelo cada uma das suas atividades, sem esperar que uma fase anterior seja finalizada para então avançar ao próximo objetivo.
A metodologia ágil leva aspectos como: flexibilidade e trabalho em equipe aos times de produção, sem o uso de uma timeline linear.
Por meio da metodologia ágil os projetos podem ser planejados em sprints curtos (ou etapas). Nesse processo de trabalho, os ciclos de feedback são mais curtos, o que traz retorno mais rápido para o entendimento das preferências do cliente para o projeto.
Gestão de TI com a metodologia em cascata
Essa é a metodologia de gestão de projetos de TI mais utilizada. Ela tem uma abordagem linear, ou seja, uma etapa do trabalho é finalizada primeiro para só depois avançar a um novo estágio de produção.
No geral, o método em cascata é dividido em 5 fases, sendo eles:
✓ Requisitos;
✓ Design;
✓ Implementação;
✓ Verificação;
✓ Manutenção.
A ideia é “forçar” o time de produção a avançar somente após olhar e entender o passo anterior de desenvolvimento. Por conta disso, essa metodologia de gerenciamento de jobs tende a ser mais detalhada.
Metodologia híbrida para o gerenciamento de projetos
Como o próprio nome já diz, o método híbrido mistura as duas opções: ágil e cascata. Por meio da metodologia híbrida, gerentes de projetos de TI conseguem, aos poucos, fazer uma transição de empresas que adotam o formato cascata para o método ágil.
