A produtividade está diretamente ligada com a gestão do tempo. Quanto menos tempo gasto em tarefas desnecessárias, mais produtivo podemos ser.
Quando focamos em resultados pode ser que a gestão de tempo se torne uma questão, sempre parece que é muita coisa para pouco tempo, mas na verdade o problema pode estar em como gerimos ele.
Pensando nisso, separamos 9 dicas práticas que irão ajudar a fazer com que sua rotina se torne mais prática e organizada, assim alcançando melhores e mais produtivos resultados. Confira.
1. Otimize sua gestão do tempo e produtividade tendo uma rotina
Nenhum projeto sai do papel se não tiver um planejamento, por isso, a primeira coisa a ser pensada na gestão de tempo e produtividade é a organização da rotina.
Estabeleça horários desde as coisas pequenas para quando dormir e quando acordar até as maiores como que horas começar as atividades, quando fazer pausas e quanto tempo deve ser gasto com essas coisas.
Você pode criar uma rotina através de agendas, postit ou agenda do Google e Trello, caso prefira um meio digital.
2. Estabeleça metas
Ter um plano traçado consiste também em saber onde você deseja chegar. Crie um cronograma e tenha como meta comprir todo ele em determinado tempo.
Você pode contar com ferramentas de gestão de projetos que o ajudem a:
- Ter uma visão completa do que deve ser entregue;
- Entender a relação entre as tarefas.
3. Diminua as distrações
Com toda certeza você será mais produtivo se não tiver que parar de tempos em tempos para verificar as notificações do celular.
Por isso, sempre que estiver executando suas tarefas, deixe o celular silencioso e afastado de você. Desative também as notificações do computador e mantenha abertas somente as abas necessárias para trabalhar.
Caso você trabalhe em casa, também será bom separar um lugar específico para o trabalho, sem interferência de terceiros e com pouco barulho.
4. Aprenda a delegar tarefas
Às vezes a gestão de tempo não é algo que possa ser feito sozinho. Se você atua na liderança de uma empresa, por exemplo, é importante que todos os colaboradores se alinhem com as estratégias tomadas.
Delegar funções é necessário para que nenhum membro se sobrecarregue ou gaste tempo demais fazendo algo que não lhe compete.
5. Crie recompensas
As pessoas se sentem mais motivadas a trabalhar e a produzir quando são recompensadas por seu desempenho.
Baseado nessa ideia foi criada a Técnica Pomodoro, que consiste basicamente de um tempo de produção seguido por um tempo de intervalo. Dessa forma, você e seu time ganham tempo trabalhando, mas também tiram um tempo de descanso nesses intervalos.
6. Gerencie suas demandas criando uma lista de prioridades
Fazer lista de tarefas pode ajudar na organização das demandas do dia e o que pode potencializar e muito esse hábito é sinalizar aquelas que têm maior prioridade.
Além disso, você pode também colocar o nível de dificuldade da tarefa para ter uma noção de quanto tempo será gasto em sua execução.
Priorize sempre as tarefas mais urgentes e as que demoram mais para serem executadas, assim você conseguirá otimizar o seu tempo.
7. Não acomule mais do que você consegue fazer
Isso pode parecer bastante óbvio, mas é algo que muitos acabam fazendo até sem pensar. Muitas vezes acabamos assumindo compromissos e demandas além do que conseguimos e ficamos sobrecarregados, prejudicando assim nossa produtividade.
Pergunte-se: isso é algo de minha competência ou estou assumindo responsabilidades de outros? Às vezes é necessário dizer não a demandas que surgem para que nossa produtividade não seja prejudicada.
8. Motive sua equipe
Como dito anteriormente, muitas vezes a gestão de tempo deve ser feita por toda a sua equipe.
Motive seus colaboradores a implementarem essas dicas de produtividade e mostre os resultados que podem ser alcançados em sentido de produtividade.
Leia também: Trabalho em equipe: 7 dicas para incentivar a prática na sua empresa
9. Use a tecnologia para melhorar a gestão de tempo e produtividade
A tecnologia tem ajudado cada vez mais as pessoas a melhorarem a sua gestão de tempo. Ao longo do texto citamos recursos como Google Agenda e Trello, mas existem ainda mais maneiras de facilitar essa organização.
A Workise é uma delas. Com soluções que facilitam desde a gestão de projetos até o desenvolvimento de cada funcionário, sua gestão de tempo e produtividade terão mudanças significativas.
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