As tarefas são atividades específicas relacionadas ao desenvolvimento de um objetivo maior. Todas as tarefas são importantes para alcançar sucesso no seu projeto. Para que isso aconteça, neste artigo mostraremos as melhores maneiras de organizar a sua lista de tarefas, independente do tamanho do seu projeto.
Anote as dicas que separamos e veja como a plataforma da monday.com pode fazer a diferença no seu gerenciamento de projetos.
O temido prazo
Vamos começar por um dos maiores obstáculos na hora de se criar uma tarefa e organizar suas prioridades, o prazo. Uma regra prática no gerenciamento de projeto tradicional é a 8/80, onde nenhuma tarefa deve ter menos de 8 horas ou mais de 80.
Às vezes, unir ações em uma única tarefa com um prazo flexível é mais efetivo do que dividir em inúmeras pequenas tarefas com prazos apertados que podem acabar se perdendo no caminho ou demandando um esforço maior para organizá-las.
Metodologias para organizar sua lista de tarefas
Você precisa saber qual metodologia de gestão melhor se adapta ao seu projeto, dessa maneira você poderá organizar melhor a sua lista de tarefas sabendo qual o fluxo de entregas.
O Scrum é uma boa opção caso você use um framework Agile, pois lhe permitirá dividir o projeto inteiro em pequenos ciclos de atividade. Esses ciclos, chamados de Sprint, possuem um período predefinido em que as tarefas devem ser realizadas pela equipe. O método preza pela criatividade e otimização dos processos.
Já o Work Breakdown Structure (WBS) é o método oficial de gerenciamento de projetos no guia do PMI. Com esse modelo, primeiro você precisa dividir as tarefas de acordo com os prazos reais de entrega necessários para a obtenção do resultado final.
Clareza e objetividade
As tarefas não devem exigir mais de um recurso, quando você distribui as entregas individuais é necessário que a pessoa que recebeu a tarefa tenha ao seu alcance tudo que é necessário para a executá-la do início ao fim.
Por exemplo, um engenheiro é capaz de entregar um projeto estrutural de uma casa, mas não uma casa inteira. Para isso, ele precisa compartilhar o projeto com outros profissionais capacitados para a realização das outras tarefas e que juntas irão caminhar para o mesmo objetivo.
Qual a melhor maneira de organizar as listas de tarefas do projeto?
- Use Check-ins com frequência: Um quadro de tarefas que está defasado pode atrapalhar o andamento do projeto. Por isso, tenha na sua rotina o hábito de atualizar o quadro de tarefas sempre que realizar uma ação;
- Automatize as demandas: Com a monday.com algumas funcionalidades lhe permitem automatizar tarefas repetitivas, proporcionando assim mais organização e agilidade na rotina;
- Priorize as demandas difíceis: Se uma tarefa necessita de mais recursos, mais pessoas e mais tempo para ser executada passe ela na frente, afinal cumprir o prazo é importantíssimo para manter a organização da sua lista de tarefas.
- Utilize elementos visuais: Use cores e personalize suas tarefas da forma que preferir, seja por departamento, nível de prioridade, pessoa etc.
O Software ideal
A monday.com oferece funcionalidades que facilitam a sua rotina e lhe permitem ter mais controle sobre o andamento das tarefas. Veja a seguir algumas dessas funcionalidades:
- Fácil integração com a equipe: Você pode adicionar facilmente os membros das equipes do projeto, apenas com o e-mail;
- Visualização: Fluxo natural de uma fase do projeto para a próxima;
- Gerenciamento visual: Permite que você tenha uma fácil visualização das tarefas sem precisar sair clicando por toda a plataforma. É possível ainda ver dados como mapas, calendários, linhas do tempo, kanban e muitos outros;
- Modelos prontos: A monday.com te oferece inúmeros templates que irão facilitar na hora de organizar a sua lista de tarefas diária.
Planejamento
Os quadros de tarefas não servem para criar o planejamento de todo o projeto, mas sim para aperfeiçoar e atuar como um farol para os que executam e os que gerenciam.
Por isso, o planejamento deve ser pensado previamente para em seguida ser colocado para dentro da plataforma. Você poderá utilizar os recursos já citados para tornar a visualização, execução e acompanhamento mais dinâmico.
A monday.com possibilita a organização do seu planejamento e tarefas diárias à sua maneira. Portanto, ela se adequa às suas necessidades de uso de forma intuitiva e simplificada.
A Workise facilita a implementação da Monday na sua empresa
Nós da Workise entendemos a importância de focar nos processos e por isso confiamos nos resultados gerados através da ferramenta monday.com.
Dentro da plataforma você tem acesso a um visual intuitivo para que você possa revisar um quadro de tarefas inteiro de relance. Você pode, por exemplo, usar grades em vez de hierarquias para tornar todo quadro mais funcional de acordo com cada membro da equipe.
Agora que você já sabe como organizar a sua lista de tarefas diária, comece agora mesmo testando a plataforma por 14 dias grátis. Além de auxiliar seu negócio durante a implementação, também oferecemos soluções como treinamentos, suporte para configurações de funções, entre outras.
Fale conosco agora mesmo e veja como organizar sua lista de tarefas pode ser uma tarefa simples e eficiente.
Workise, soluções para empresas.
