Monitorar e controlar os gastos são fatores primordiais para garantir o sucesso de uma empresa. Segundo pesquisa realizada pelo DataSebrae, a falta de acompanhamento de despesas e receitas é um dos principais motivos que levam empresas à falência no Brasil. Parece básico, né? Mas muitas pessoas encontram dificuldades não imaginadas e quando percebem, na maioria das vezes, não há tempo hábil para reverter a situação.
Isso acontece porque falta controle rigoroso, pois se você sabe exatamente tudo o que se passa com as finanças da sua empresa, você tem vantagem – e controle – sobre elas e isso é o que faz com que você possa gerir estratégias de forma assertiva, prevendo gastos inesperados sem que isso cause problemas catastróficos.
Controlar os gastos é um dos maiores desafios de pequenas e novas empresas. Os novos empresários tendem a canalizar energia em prospectar e conquistar novas contas, pensando apenas no capital que deveria entrar na empresa e não no que vai sair todos os meses para manter funcionários e despesas.
Além de evitar surpresas negativas, um bom controle dos gastos pode garantir que o dinheiro está sendo gasto ao que realmente importa, ou seja, a partir do monitoramento financeiro o empresário pode redefinir prioridades, entender o que é dispensável e destinar capital de forma estratégica, investindo em serviços, produtos e pessoas que ajudarão o negócio a crescer.
A Moneytree
Fundada em 2012, a Moneytree, é uma fintech japonesa que coleta dados e informações financeiras que são armazenadas em vários sistemas diferentes e reúne tudo num só lugar. Ela oferece aos consumidores e pequenas empresas acesso contínuo a seus cartões de crédito, dinheiro digital, milhas, pontos e contas bancárias em uma plataforma segura na qual eles podem entrar a qualquer hora e em qualquer lugar.
O desafio
Assim como muitas startups, o início da Moneytree foi caótico. Lá, eles não tinham fluxo de trabalho ou processo para levar o produto adiante. Como muitas empresas, eles faziam o que fosse preciso para finalizar uma tarefa. Nem sempre era a melhor forma.
“Estávamos constantemente reavaliando nosso software, processos e pessoas, uma vez que o que nos levou do ponto A ao ponto B não seria necessariamente o ajuste certo para nos levar ao ponto C, e assim por diante”, diz o presidente-executivo e cofundador, Paul Chapman.
Imagem retirada da internet.
A mudança: infraestrutura escalonável com personalização total
Mas foi ao atingir 25 funcionários que veio a necessidade de mudar a maneira como trabalhavam se quisessem alçar voos cada vez mais altos. E eles queriam.
Depois de testar inúmeras plataformas e ferramentas em um processo que durou por um tempo, a Moneytree entendeu que o que realmente precisavam era de uma solução que pudesse se adaptar às suas muitas necessidades urgentes e de longo prazo.
“Nosso CTO e cofundador vieram até mim e explicaram assim, ‘qualquer coisa que você faria com o Excel, mas realmente não deveria, como gerenciar listas de coisas, pode ser feito melhor com Monday.com, com o benefício adicional de também ter conversas e compartilhamento de arquivos no mesmo lugar’”, pontuou Paul.
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E então ele adaptou a Monday.com para as necessidades de outras equipes e desde então, a ferramenta se tornou o principal centro de trabalho para toda a empresa, cujo número de funcionários já ultrapassa 100 e continua aumentando.
“Estamos com a Monday.com há cerca de 5 anos e o ritmo de mudança é impressionantemente rápido e está acompanhando nossas necessidades à medida que continuamos a crescer”, diz Paul.
Agora, quando alguém da Moneytree se depara com um problema ou uma falha em algum processo ou fluxo de trabalho, quase sempre resolve com uma automação ou uma integração, tudo pela Monday.com.
Mais privacidade e segurança
A Financial Services Agency (FSA) no Japão tem uma estrutura estabelecida para serviços bancários abertos e a Moneytree está sujeita a seus rígidos regulamentos. A FSA exige que as empresas fintech tenham ambientes altamente seguros, especialmente para informações de identificação pessoal (PII).
Com a autenticação de dois fatores, a capacidade de definir permissões, registrar atividades, documentar decisões e aprovações, a Monday.com ajuda a Moneytree a garantir a manutenção dos mais altos padrões de privacidade e segurança.
Transparência total
Um dos maiores valores da Moneytree é “abrir o padrão”, o que significa que as informações devem ser disponibilizadas para todos da empresa, a menos que haja um bom motivo para não fazê-lo, como proteger a privacidade.
“Todos podem ver o que está acontecendo na organização em diferentes equipes e diferentes projetos. A capacidade de ver tudo nos dá o poder de tomar decisões melhores, porque você pode ver o que está acontecendo a todo momento.”
A visibilidade também torna a transferência entre departamentos muito mais fácil e eficiente, pois assim todos sabem exatamente quando um estágio está concluído e o próximo está pronto para começar.
“Eu imediatamente descobri que a Monday.com era realmente flexível. Quando há uma nova necessidade, ela se adapta e preenche um espaço antes vazio, como um molde perfeito que, com certeza, vai facilitar o dia a dia. Agora usamos em toda a empresa”, finaliza Paul Chapman.
Um pouco dos benefícios da Monday.com
Assim como a Monday.com otimizou a rotina de trabalho na Moneytree, sim, ela pode fazer o mesmo pelas finanças da sua empresa. Como? Assim:
- Configurações personalizadas, aplicadas às necessidades da sua empresa, do seu dia a dia e da rotina dos seus colaboradores;
- Tudo em um só lugar. Com a Monday.com você cria tarefas, lembretes e organiza o calendário de acordo com as datas mais importantes no seu cotidiano profissional;
- Controle total. Você que manda, ou quem for gerenciar as finanças e isso significa que essa pessoa fica responsável por determinar quem tem acesso a o quê na ferramenta;
- Melhor comunicação, colaboração e visibilidade, pois a Monday.com organiza o trabalho colaborativo. Você pode adicionar membros da equipe aos seus Quadros e delegar o trabalho que precisa ser feito, atribuindo um ou mais membros da equipe a cada item;
- Controle de tempo. E aqui você começa a entender quanto tempo cada trabalho demanda, descobrindo se há colaboradores sobrecarregados ou quanto de energia está sendo gasta em algo que, talvez, não devesse.
Imagem retirada da internet.
Com a Monday.com fica muito mais fácil identificar quais são os erros e os acertos que sua empresa está tendo, se é hora de contratar novos funcionários, quais tarefas devem ser priorizadas e, principalmente, quanto tempo você ganha no dia incluindo a ferramenta como peça central do seu trabalho.
Se interessou? Então entre em contato com a Workise, a maior parceira da Monday.com no Brasil pra entender mais sobre essa plataforma que vai transformar a sua forma de trabalhar e, pra ficar ainda melhor, você pode testá-la pra ter certeza que ela é tudo o que faltava.
Porque ela é. 😉