Uma das estratégias mais utilizadas para otimizar a gestão de tempo é a técnica pomodoro. Além de auxiliar na produtividade, o método ajuda a minimizar a ansiedade e na melhoria da qualidade das atividades.
Quer aprender a técnica para aplicar na sua rotina de trabalho? Então é só continuar a leitura que explicamos tudo o que você precisa saber sobre o tema abaixo.
O que é a Técnica Pomodoro?
A técnica pomodoro foi desenvolvida pelo italiano Francesco Cirillo ainda nos anos 80. Durante seu período na universidade, Cirillo estava buscando uma forma de aumentar sua produtividade e concentração nos estudos. Foi então que ele começou a usar um timer de cozinha para monitorar suas tarefas.
O timer, que tinha formato de um tomate, tradução em italiano para pomodoro, girava por 25 minutos e ao final emitia um alerta sonoro. Cirillo passou a utilizá-lo para organizar suas demandas, portanto, durante esse período de tempo ele se mantinha completamente focado em suas atividades.
O resultado foi tão satisfatório que ele patenteou a técnica, divulgando-a mundialmente na década seguinte.
Como utilizar a técnica em seu dia a dia?
Basicamente, o método pomodoro baseia-se nas seguintes premissas:
- Organização do dia em tarefas;
- 4 períodos de 25 minutos em que você deve estar ter concentração intensa em sua atividade;
- Ao final dos três primeiros períodos você deve fazer uma pausa de 5 minutos. No último, o descanso deve ser maior (de 15 a 30 minutos).
Durante seus estudos, Cirillo percebeu que esses períodos curtos de alta concentração, seguidos de um descanso, ajudam a melhorar a agilidade do cérebro, além de estimular o foco.
Portanto, para exercer a técnica em sua rotina você vai precisar apenas de um timer, que pode ser o despertador do seu celular, por exemplo, e de um bloco de anotações para listar suas demandas do dia.
Leia também: Lista de tarefas: como organizá-las com mais eficiência com a Monday
Como fazer a priorização das tarefas em equipe
Como organizar suas tarefas baseadas na técnica de pomodoro?
- Comece fazendo uma lista de todas as atividades que você deve entregar no dia. Se possível, organize-as de acordo com a prioridade;
- Ajuste o cronômetro para ser ativado em 25 minutos e dê início à atividade;
- Ao final do período, descanse por 5 minutos, mesmo que a tarefa ainda não tenha sido concluída;
- Repita o passo anterior mais duas vezes;
- Ao final do último período de 25 minutos, faça uma pausa maior, de no máximo 30 minutos.
- Caso a tarefa inicial tenha sido concluída, passe para a próxima atividade, caso contrário, retome de onde parou.
Dica: aproveite os períodos de intervalo para ir ao banheiro, beber água ou apenas acessar as suas redes sociais por alguns minutos. No período de descanso maior, aproveite para comer algo e voltar energizado para as suas atividades.
Importante: anote as interrupções
Em alguns casos, pode ser difícil manter a concentração ininterruptamente por 25 minutos, seja por interferência externa ou interna.
As interferências externas podem ser um colega de trabalho que chega para tirar uma dúvida ou um telefone que começa a tocar, por exemplo. As internas são cometidas por você mesmo, como ir ao banheiro ou desviar a atenção por algum motivo específico.
Não se preocupe se isso acontecer com você, é algo comum para quem está começando a usar a técnica pomodoro. Mas, é importante que você anote todas as vezes que alguma interrupção ocorrer.
Dessa forma, você poderá medir quantas vezes isso acontece e quais são as situações mais comuns. Assim, descobrirá o que atrapalha sua concentração e foco e poderá criar estratégias para evitar que isso aconteça.
Quais são os benefícios da Técnica Pomodoro?
Estudos, como esse realizado pelo italiano Francesco Cirillo, apontam que nosso cérebro tem um limite para funcionar em sua capacidade total. Após determinado período é comum a concentração cair e, com isso, nossa criatividade e produtividade são afetas.
Portanto, as pausas são importantes para oxigenar o cérebro e intensificar a agilidade mental nos períodos de foco.
Veja abaixo quais são os principais benefícios percebidos por pessoas que aplicam a técnica de pomodoro em suas rotinas:
- Ajuda a finalizar as tarefas com mais objetividade;
- Aumento de produtividade;
- Aumento do foco e concentração;
- Diminuição da ansiedade;
- Maior qualidade nas entregas.
Aplicativos para uso da técnica
Como apresentamos acima, não é necessário o uso de nenhuma ferramenta para praticar essa técnica, uma vez que apenas papel, lápis e um despertador são suficientes.
Contudo, há aplicativos que ajudam na adaptação ao método. Listamos alguns deles abaixo:
- TomatoTimer: site online
- Pomello: Pode ser instalado aos cards do Trello para acompanhamento do tempo. Disponível para Google Chrome, Linux, macOS e Windows.
- Pomodoro Timer Lite: aplicativo disponível para iOS e Android.
- Focus Keeper: aplicativo de celular disponível para iOS e Android
Como a Monday ajuda na gestão de tempo?
O primeiro passo para ser bem sucedido com a técnica pomodoro é ter uma organização diária de tarefas bem estruturada. A Monday vai te ajudar nesse sentido.
Dentro da ferramenta é possível acompanhar de perto todos os processos, status de todas as atividades e atualizações diárias.
Hospedada na nuvem, a ferramenta é moderna, intuitiva e prática. Ela centraliza todo o fluxo de trabalho de uma empresa em um só lugar, tornando a rotina muito mais ágil e simplificada.
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