Ter uma ferramenta de gestão de tarefas que proporciona uma visão geral de tudo o que está acontecendo no trabalho – em uma única tela – é primordial para fazer o negócio girar, acompanhar a evolução dos projetos e fornecer ajuda a um dos membros da equipe que precisa de suporte.
Afinal, ao analisar os resultados, é comum encontrar colaboradores com mais tarefas – e que necessitam de apoio imediato para produção – e funcionários com menos jobs – que podem aproveitar melhor o próprio tempo ao contribuir com mais projetos.
- Passo número 1 para analisar os resultados da equipe -registre tudo no gerenciador de tarefas
- Passo 2 para analisar os resultados – customize o seu quadro de visualização
- Passo 3 para analisar os resultados – acompanhe a evolução do trabalho
Passo número 1 para analisar os resultados da equipe -registre tudo no gerenciador de tarefas
Todo e qualquer projeto deve estar registrado no sistema operacional que gerencia o trabalho em equipe.
Se uma tarefa é repassada a um colaborador via e-mail, por WhatsApp ou em uma ligação, fica difícil acompanhar o que foi pedido para execução X o que foi feito por este funcionário.
Dessa forma, para garantir histórico das tarefas, registrar cada etapa de produção e até mesmo contabilizar horas de esforço para o desenvolvimento, é preciso registrar tudo – absolutamente tudo – em um gerenciador de projetos e fazer o acompanhamento diário.
O caso da empresa americana Genpact é exemplar para mostrar a efetividade de um gerenciador de tarefas abastecido com todas as demandas de produção. “Não havia uma única fonte para controlar o status, a evolução do projeto e as informações-chave em torno das nossas campanhas de marketing. Se alguém quisesse ver o status de uma campanha ou ativação, teria que vasculhar vários e-mails ou consultar pastas e arquivos do SharePoint para descobrir onde estávamos no processo”, diz Sarah Pharr, que trabalha no departamento de Marketing da companhia. Apenas com o uso da ferramenta Monday para gestão de tarefas, a Genpact aumentou em 40% a integração entre a equipe, reduziu entre 20% e 30% a troca de e-mails sobre projetos e eliminou em 100% o uso de planilhas para a gestão das campanhas.
Passo 2 para analisar os resultados – customize o seu quadro de visualização
Se você precisa de números para monitorar alta – ou baixa – das vendas, de visualização de gráficos para verificar quantos novos projetos entraram no seu setor no último mês ou de um calendário para ver qual colaborador estará com qual tarefa em determinado dia, basta personalizar o quadro de projetos que utiliza na ferramenta de gestão escolhida.
Com a Monday.com é possível personalizar quadros de maneira ilimitada. Já a sua visualização está disponível em 9 formas diferentes. Tudo isso para garantir a gestão de qualquer tipo de projeto, como mostrado aqui:
Passo 3 para analisar os resultados – acompanhe a evolução do trabalho
Extrair relatórios diários, semanais ou mensais são formas de avaliar o andamento de processos para analisar os resultados. Assim, é possível verificar – dentro de um período determinado – como anda o desempenho dos envolvidos em cada projeto, se há algum impedimento externo e se o prazo inicialmente estipulado precisa de revisão.
A Monday, por sua vez, conta com filtros de informações disponíveis nas suas configurações. De maneira intuitiva, prática e bastante visual, a ferramenta permite selecionar os campos de análise de relatório em questão de segundos. Com ela, também é possível atualizar o cronograma de tarefas de colaboradores muito atarefados e informar o restante do time sobre as mudanças feitas. Para saber mais sobre relatórios, veja aqui
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Para aprender na prática como funciona a Monday.com, teste grátis a ferramenta por 14 dias. Acesse aqui e faça o seu cadastro.