Uma boa gestão de projetos é caracterizada por três aspectos principais:
- controle do tempo;
- trabalho em equipe;
- administração de tarefas.
Essas três máximas são como pilares para manter o funcionamento do seu projeto de forma saudável.
A função de gerir projetos é cheia de desafios, porque ainda que o profissional responsável seja experiente e bem orientado, muitas vezes ele pode precisar rever algumas orientações para que nenhuma etapa do processo seja prejudicada.
Pensando nisso, esse artigo foi escrito para direcionar algumas ações no decorrer do seu planejamento, levando em consideração as três máximas citadas acima. Mas, além das dicas, serão listados também alguns motivos pelos quais você precisa se atentar a elas. Confira!
Motivos para uma boa gestão de projetos
Primeiramente, é importante ressaltar que uma boa gestão de projetos, feita em qualquer setor organizacional, faz toda a diferença para uma empresa. Afinal, o bom planejamento é, sem dúvida, a base de um trabalho de sucesso. Portanto, algumas situações são importantes de pontuar.
1. Economia de tempo
Estudiosos afirmam que 1 hora de planejamento pode economizar até 10 horas de trabalho. Isso significa que, se você dedica um tempo para organizar, planejar e construir uma estratégia assertiva, isso vai fazer com que seu trabalho seja 10 vezes mais produtivo.
Então, o primeiro motivo para fazer uma gestão de projetos de qualidade é: o seu tempo torna-se mais otimizado.
2. Diminuição de erros
A segunda vantagem de um gerenciamento de projetos assertivo é que a incidência de erros é menor. É claro, isso não significa que o seu processo será perfeito, sem erros. Mas, tendo o controle do plano geral, esses erros serão previstos e solucionados em tempo hábil, para que não cause grandes danos e, mais uma vez, para não desperdiçar um tempo valioso.
3. Equipe mentalmente estável
Outro benefício para uma equipe que se preocupa com a gestão de projetos é que o trabalho gera menos estresse. Sabemos que o humor das pessoas influenciam diretamente no desempenho de suas tarefas. Ou seja, pessoas felizes produzem mais e melhor. Em contrapartida, pessoas insatisfeitas podem ser um fator crucial para resultados negativos.
Em artigo publicado pelo Diário do Comércio, foi apontado um dado interessante: “segundo um levantamento feito pela Universidade de Warwick, no Reino Unido, funcionários felizes são 12% mais produtivos que os demais.”
E ainda, “de acordo com outra pesquisa, essa da Universidade da Califórnia (EUA), há uma alta de 37% nas vendas e três vezes mais criatividade daqueles funcionários que se encontram satisfeitos em seu ambiente de trabalho.”
Diante disso, é perceptível que uma boa gestão traz inúmeros benefícios tanto para a empresa como para os colaboradores, logo ela precisa ser conduzida de maneira acertada. Seguem algumas orientações para tal.
Veja também: Guia para uma gestão de projetos eficaz para 2022
10 dicas para não errar na gestão do seu projeto
Controle de tempo
1. Faça uma tarefa de cada vez
É cientificamente comprovado que quando começamos uma atividade e, só depois de terminar, iniciamos outra, economizamos boa parte do tempo. Porque, embora muitas pessoas sejam multitarefas, ainda que consigam fazer várias coisas ao mesmo tempo, terão mais sucesso se as fizerem separadamente.
2. Saiba dizer não
Essa é uma dica simples, mas que muitas vezes é difícil cumprir. O dizer não, não está apenas relacionado a um pedido de uma pessoa, mas é também dizer não para uma ideia, que pode ser mais trabalhosa e demorada do que útil naquele contexto.
Portanto, muitas vezes, é mais sensato desapegar de algumas propostas e entender se aquele é o momento de aproveitá-la ou deixar para incluí-la em outro projeto.
3. Automatize processos
Essa é uma dica de ouro para agilizar o seu trabalho: automatização de processos.
Pode parecer que a automatização só é possível para programadores e desenvolvedores de sistemas. Mas isso não é verdade. Muitas tarefas podem ser automatizadas sem ter que, necessariamente, implementar um software, ou uma tecnologia complicada.
Muitas vezes, uma planilha de excel ou uma programação de envio de email, pode poupar um tempo importante para o seu trabalho.
– Leia também: Gerenciador de projetos: guia sobre vantagens da ferramenta
Trabalho em equipe
4. Integre as tarefas
Embora cada tarefa precise ser feita uma de cada vez, isso não significa que elas não possam estar interligadas. Por isso, vale criar um planejamento que tenha coerência em suas atividades. Assim, a equipe trabalha junta e cada colaborador conhece o trabalho do outro e tem entendimento do plano geral.
5. Monte um time funcional
Também é importante escolher pessoas adequadas para o projeto que será desenvolvido. E não apenas pessoas competentes, mas que tenham suas habilidades técnicas e comportamentais complementares.
6. Estabeleça tarefas bem definidas
Todos os envolvidos devem trabalhar juntos, porém, cada um deve saber claramente quais são as suas funções. Para isso, é importante que seja feito um alinhamento prévio, para que nada fique sem um “dono” e que nenhuma tarefa fique por fazer.
– Leia também: Como delegar tarefas? 5 passos para um trabalho efetivo
Administração de tarefas
7. Concentre as informações
Uma das coisas mais importantes em uma boa gestão de projetos é a concentração das atividades, especialmente em projetos que levam mais tempo para serem concluídos, porque as informações podem se perder.
Portanto, defina um lugar para agrupar todos os documentos, arquivos e anotações relacionadas ao projeto.
8. Defina prazos factíveis
Também é aconselhável que se estabeleça prazos factíveis. Porque, ao mesmo tempo que o planejamento precisa ser executado de forma ágil, essas datas devem ser praticáveis. Essa é outra questão que envolve a etapa do alinhamento, a pergunta a se fazer é: o que a equipe consegue entregar em determinado período de tempo?
9. Saiba priorizar
Essa é uma dica crucial e que dispensa muitas explicações. É preciso avaliar e criar uma hierarquia de tarefas para que o projeto siga uma linearidade praticável.
Foco e propósito na gestão de projetos
10. Mantenha o foco
A décima dica está implícita em todos os tópicos acima. Porque um projeto precisa ter um propósito bem definido e todas as etapas dele devem estar apontadas para esse objetivo. E quando se tem o foco no resultado final, o planejamento segue para alcançá-lo da maneira mais eficiente e produtiva possível.
– Leia também: Gerenciamento de múltiplos projetos: 7 dicas para uma gestão eficaz
Dica extra!
Utilize um software de gerenciamento de projetos
Com uma plataforma de gestão de projetos, como é o caso da Monday.com, é possível acompanhar de perto todos os processos, status de todos os projetos e atualizações diárias.
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