O método 5W2H é utilizado por organizações em todo o mundo no intuito de garantir uma gestão mais direcionada e eficiente. Ele pode ser usado tanto no planejamento estratégico quanto no operacional, focado em demandas pontuais.
Quer entender como seu negócio pode se beneficiar com essa metodologia? Continue a leitura pois vamos explicar abaixo tudo o que você precisa saber sobre o tema.
O que é 5W2H?
A sigla 5W2H corresponde a sete perguntas que servem como um checklist para direcionar determinado projeto. Ao respondê-las você terá mais clareza para executar a ação em questão.
As perguntas são: What? (O quê?), When? (Quando?), Who? (Quem?), Where? (Onde?), Why? (Por quê?), How? (Como?) e How much? (Quanto custa?)
Portanto, em cada planejamento, ou para cada ação realizada pela sua equipe, você deverá responder a essas sete perguntas.
Entenda abaixo como responder a cada um desses questionamentos.
What? (O quê?)
Qual é a ação que deve ser realizada? Aqui devem ser detalhados os objetivos e tudo aquilo que deve ser feito ao longo do projeto para que eles sejam alcançados.
When? (Quando?)
Quando a ação deve ser realizada? Qual é o seu tempo de duração? Portanto, nessa etapa devem ser estipulados prazos e datas certas para cada entrega.
Who? (Quem?)
Como sabemos toda meta precisa de um responsável e isso deve estar claro para todos. Logo, no campo “who?” você deve identificar os responsáveis por cada ação.
A ação pode ainda ter mais de um responsável, sendo importante apenas que ela tenha pelo menos uma pessoa que responda por ela.
Além disso, nessa etapa é interessante também descrever os motivos de designação de cada responsável.
Where? (Onde?)
Nesta etapa deve-se especificar não apenas o local específico em que as ações acontecerão, mas também todas as ferramentas necessárias para a sua execução. Isto é, equipamentos que serão utilizados, softwares, entre outras tecnologias.
Why? (Por quê?)
Nesse campo deve-se descrever o propósito da ação em questão. Ou seja, por que vamos realizá-la? Qual é a sua importância?
Entender isso é importante para manter toda a equipe engajada e motivada com a ação e, consequentemente, garantir que todos se mantenham produtivos.
How? (Como?)
Aqui devem ser detalhadas todas as tarefas envolvidas na execução do projeto.
Uma dica aqui seria criar documentos com checklists das etapas mais importantes dessa ação. Assim, o gestor garante que toda a equipe esteja alinhada com os processos da empresa.
How much? (Quanto custa?)
Aqui deve estar estipulado todo o gasto e investimento que será utilizado no plano de ação em questão. Isso inclui custos com recursos, materiais, equipamentos, pessoas e terceirizados.
Portanto, é o planejamento financeiro desse projeto que deve levar em consideração os fornecedores e orçamentos já realizados previamente.
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Benefícios da implementação da prática de 5W2H
Todo negócio precisa seguir procedimentos para ter clareza na execução dos projetos. O 5W2H é uma forma comprovadamente eficaz de dar esse direcionamento.
Entre as principais vantagens percebidas com a implantação do método, destacam-se:
- Aumento de produtividade uma vez que os processos estarão mais claros para todos os envolvidos;
- Mais sinergia entre a equipe;
- Visualização ágil das necessidades do projeto/empresa;
- Maior detalhamento das metas;
- Otimização de tempo na gestão de projetos;
- Redução de custos, uma vez que minimiza as falhas ao longo do processo;
- Utilização mais assertiva dos recursos da empresa;
- Torna o caminho até o objetivo final mais claro, ágil e menos turbulento.
Dicas de como adotar o método na rotina empresarial
Para implementar o método é necessário apenas responder às perguntas descritas acima. Contudo, é importante que elas estejam claras para todos os envolvidos no projeto.
Listamos abaixo algumas dicas de como aplicar o 5W2H na sua rotina. Veja!
Invista em um software de gestão
Como ressaltado, as perguntas e respostas do 5w2h devem estar visíveis para toda a equipe. Portanto, isso pode ser colocado em um quadro branco ou ainda em uma planilha eletrônica.
Em um software como a Monday, por exemplo, você tem acesso a templates que permitem a visualização compartilhada do quadro de 5w2h. Além disso, você pode designar as tarefas, com prazos e responsáveis dentro da própria plataforma.
Assim, todas as informações mais importantes do projeto ficam em um mesmo lugar, facilitando a organização de todas as etapas.
Seja sucinto nos direcionamentos
Outra dica importante é: seja bem direto nas respostas do 5W2H. É preciso que em poucas palavras todos entendam quais são as orientações de cada etapa. De preferência, faça isso utilizando apenas uma frase.
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Faça reavaliações constantes
Assim como várias metodologias de projetos, o 5W2H não é uma prática fechada. Isto é, ele não deve ser encarado como um planejamento fechado que não pode ser alterado ao longo do tempo.
Imprevistos e mudanças são comuns em qualquer projeto, portanto, cabe a você e sua equipe realizarem alterações de rota necessárias nas orientações designadas nesta metodologia.
Por exemplo, pode ser que seja necessário mudar um responsável por determinada tarefa ou ainda alterar o orçamento do projeto. Tudo isso pode ser feito, desde que executado de forma planejada e com a ciência de todos os envolvidos.
