Um projeto eficiente deve seguir alguns requisitos básicos, como ter objetivos claros e um planejamento bem estruturado. Além disso, é importante fazer o monitoramento adequado das ações e não se esquecer de revisar todos os pontos importantes na etapa de finalização. Tudo isso faz parte do ciclo de vida de um projeto.
Entender quais são as suas fases e seguir suas orientações é a melhor forma de ter um gerenciamento eficaz. Quer saber mais? Continue lendo pois vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o tema ao longo deste artigo.
O que é ciclo de vida de um projeto?
São etapas consideradas imprescindíveis para o sucesso de qualquer projeto. Ao segui-las à risca, as chances de sucesso são muito maiores e as chances de erros e imprevistos durante a sua execução bem menores.
Em geral, as fases do ciclo de vida de um projeto são as seguintes:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Encerramento.
Essas são as etapas macros, mas, dependendo da complexidade de seu projeto, é possível ainda criar sub-fases para tornar o gerenciamento e controle ainda mais minuciosos e eficazes.
Vamos conhecer detalhadamente cada uma dessas etapas abaixo.
Fase 1: Iniciação
O início de um projeto é a hora para organizar e direcionar as estratégias. Neste momento, destacam-se duas etapas: de definição do escopo e orçamento.
Escopo do projeto
Documento em que o trabalho a ser realizado em um determinado projeto é descrito minuciosamente.
É a orientação a ser apresentada para a equipe de produção para a execução do projeto. Portanto, quanto mais minuciosa ela for, melhor.
São alguns itens que devem conter uma declaração de escopo:
- Justificativa;
- Objetivo;
- Descrição do escopo do projeto;
- Restrições;
- Premissas;
- Entregas;
- Cronograma do projeto;
- Estimativas de custos;
- Critérios de aceitação;
- Exclusões do projeto.
A estruturação adequada deste escopo traz impactos significativos em indicadores como produtividade, motivação e qualidade de entregas.
Orçamento
A elaboração de um orçamento realista e estratégico é fundamental para garantir o êxito da atividade.
Defina de forma detalhada o valor para cada etapa do projeto. Ou seja, aponte a quantidade designada para o capital humano, materiais, contratação de ferramentas, consultoria, etc.
Leia também: Gestão de Projetos: 10 dicas para fazer um bom gerenciamento
Fase 2: Planejamento e planos de ação
Chegamos à parte de planejamento e estipulação dos planos de ação. Essa etapa é essencial para garantir a organização do projeto.
É a partir do planejamento que seu negócio poderá designar as tarefas adequadamente, segmentando-as por departamentos e prioridade.
Os planos de ação são desmembramentos do objetivo macro, ou seja, metas mais direcionadas de como alcançá-lo.
Além disso, também são funções inerentes à fase de planejamento:
- Definição de uma metodologia de gerenciamento;
- Determinação do prazo do projeto;
- Descrição dos riscos do projeto;
- Definição de ferramentas e recursos que serão utilizados durante a execução do projeto;
- Elaboração de um cronograma de atividades.
Fase 3: Execução
A fase de execução do projeto é o momento de colocar a mão na massa, ou seja, colocar em prática tudo o que foi planejado nas etapas anteriores.
Durante essa fase do ciclo de vida de um projeto, é fundamental que o gestor faça um monitoramento próximo de tudo o que está acontecendo, de modo a dar o suporte necessário para os colaboradores e certificar que tudo está rodando conforme planejado.
Para isso, é importante que se tenha indicadores, pois eles ajudam a mensurar a eficiência e qualidade dos processos.
São alguns dos indicadores mais comuns e importantes para controle de projetos:
- Índice de Desempenho de Prazo (IDP);
- Desvios de esforços;
- Valor Agregado (VA);
- Churn Rate.
Leia também: 5 indicadores de projeto que você precisa conhecer e acompanhar
Fase 4: Fechamento
Por último, mas não menos importante, é chegada a hora de avaliar tudo o que deu certo ou não ao longo do projeto. É hora de capturar as lições aprendidas.
Reunir essas informações é importante para que otimizações possam ser aplicadas no futuro.
A finalização também é fundamental para avaliar os resultados e verificar se as expectativas foram atingidas. São alguns pontos importantes desta etapa:
- Fechamento de contas;
- Planejamento da transferência de conhecimento;
- Redistribuição de equipamentos e pessoas;
- Arquivamento de informações sobre o projeto;
- Elaboração de um relatório final.
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