Cronograma de projetos: como utilizar essa ferramenta de planejamento?

cronograma de projetos

O cronograma de projetos é parte essencial do planejamento, e o sucesso de qualquer tarefa está diretamente ligado com uma elaboração assertiva desse passo. 

Pensando nisso, elaboramos este artigo para apresentar algumas dicas de como utilizar essa ferramenta de maneira estratégica e objetiva na gestão de projetos. Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o tema. 

O que é cronograma de projetos?

É um documento que traz os direcionamentos a respeito das tarefas que serão desenvolvidas ao longo do projeto. Ele traz informações como datas de início e fim, ordem de prioridade das atividades, além de especificações sobre os recursos que serão utilizados. 

Em outras palavras, o cronograma de projetos é como se fosse o mapa que direciona os colaboradores até a finalização do projeto. Ele vai apontar o caminho e a maneira correta de chegar ao objetivo. 

Além disso, um cronograma bem elaborado é a garantia de que todas as tarefas serão executadas dentro do prazo adequado.

Como fazer um cronograma de projetos?

É importante que o gestor seja estratégico na elaboração do cronograma. 

Primeiramente, ele deve ser desenhado após a definição do planejamento do projeto. 

É a partir do planejamento que seu negócio poderá designar as tarefas adequadamente, segmentando-as por departamentos e prioridade. Feito isso, inicia-se a elaboração de um cronograma que irá certificar o cumprimento das metas e objetivos propostos. 

Veja a seguir alguns passos importantes para a criação do cronograma de um projeto. 

Defina as tarefas do projeto

O primeiro passo é, claro, organizar a casa e mapear todas as tarefas que serão executadas ao longo do projeto. 

É importante que seja feito um levantamento detalhado de todas as etapas daquele trabalho, pois isso será fundamental para evitar erros e desempenhos abaixo do esperado. 

Além de elencar as atividades, use esse primeiro momento também para definir quem serão os responsáveis por cada uma delas. 

Leia também: Gestão de Projetos: 10 dicas para fazer um bom gerenciamento

Leve em consideração as interdependências do projeto

As demandas precisam ser direcionadas e datadas. Portanto, gestores devem criar um cronograma de atividades de acordo com a prioridade e fluxo de trabalho. 

Seu cronograma deve levar em consideração as interdependências entre as atividades. Em geral, as tarefas podem ser classificadas da seguinte forma: 

  • Predecessoras: as atividades que precisam ser executadas primeiro;
  • Sucessoras: aquelas que precisam ser executadas após a finalização de outra tarefa;
  • Independentes: podem ser realizadas a qualquer momento. 

Ao definir essa hierarquia entre as atividades, a gestão de demandas torna-se mais objetiva, o que ajuda a evitar erros e retrabalhos que podem prejudicar o cumprimento do cronograma. 

Identifique os recursos necessários 

Outra etapa importante e que muitas vezes passa despercebida na elaboração do cronograma de projetos é a identificação dos recursos que serão utilizados até a sua conclusão. 

Isso passa, acima de tudo, pela definição do orçamento disponível para o projeto em questão. 

Defina de forma detalhada o valor para cada etapa do projeto. Ou seja, aponte a quantidade designada para o capital humano, materiais, contratação de ferramentas, consultoria, etc. 

Defina prazos 

Nesta etapa, o gestor deve deixar claro qual o tempo disponível para execução de cada atividade. Lembre-se aqui de seguir a ordem de prioridade como demonstramos acima, viu? Ela é importante para deixar tudo bem organizado. 

Definir prazos pode ser uma tarefa complexa na criação do cronograma, portanto, listamos algumas dicas que podem facilitar isso para você. Veja só: 

  • Peça opinião para a equipe produtiva e pergunte sobre a viabilidade de cumprir determinados prazos no período que foi pensado; 
  • É importante definir prazos realistas, caso contrário o projeto pode sofrer com perda de qualidade; 
  • Lembre-se de considerar feriados e períodos de férias; 
  • Faça uma análise dos dados históricos com os prazos que foram cumpridos em projetos anteriores.

Revise sempre o cronograma

O gestor deve ter em mente que o cronograma de projetos provavelmente sofrerá alterações ao longo do tempo. Por isso, é importante estar sempre monitorando-o e acompanhando a sua evolução. 

Esse monitoramento é fundamental para garantir que tudo está sendo executado da forma correta e, caso contrário, permitir que ajustes de rotas sejam feitos de forma ágil e assertiva. 

Benefícios do cronograma do projeto

  • Acompanhamento da evolução do projeto; 
  • Estima o tempo de cada tarefa; 
  • Otimização do uso dos recursos; 
  • Evita atrasos nas entregas; 
  • Evita erros na execução das atividades; 
  • Mantém toda a equipe alinhada e comprometida; 
  • Mantém todos os stakeholders do projeto atualizados; 
  • Melhora a produtividade da equipe.

Leia também: Roadmap de projetos: saiba o que é e como criá-lo

Quais ferramentas podem auxiliar neste processo?

A tecnologia pode ser uma grande aliada na criação de um cronograma de projeto assertivo. Nesse caso especificamente, um software de gestão seria o mais adequado. 

Uma ferramenta, como a Monday, por exemplo, conta com uma série de funcionalidades que vão ajudar a centralizar as informações e deixar o fluxo de tarefa mais dinâmico e transparente. 

Veja algumas das possibilidades abaixo: 

  • Visualizações: Visualize seus dados da maneira que desejar. Use uma linha do tempo, calendário e muito mais para que nada seja perdido.
  • Automação: Automatize o trabalho repetitivo para que você e sua equipe possam se concentrar no trabalho que realmente requer seu talento.
  • Painéis: Transforme insights em ação. Use painéis e gráficos de alto nível para tomar decisões importantes com base em dados em tempo real.
  • Atualizações: Colabore dentro do contexto do seu trabalho. Mantenha uma comunicação contínua entre equipes e departamentos a qualquer hora e em qualquer lugar.

Faça um teste grátis na plataforma e comprove todas as funcionalidades. 

publicado em maio 23, 2022
por E-Dialog Agência
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