O cronograma de projetos é parte essencial do planejamento, e o sucesso de qualquer tarefa está diretamente ligado com uma elaboração assertiva desse passo.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para apresentar algumas dicas de como utilizar essa ferramenta de maneira estratégica e objetiva na gestão de projetos. Continue lendo e tire suas dúvidas sobre o tema.
O que é cronograma de projetos?
É um documento que traz os direcionamentos a respeito das tarefas que serão desenvolvidas ao longo do projeto. Ele traz informações como datas de início e fim, ordem de prioridade das atividades, além de especificações sobre os recursos que serão utilizados.
Em outras palavras, o cronograma de projetos é como se fosse o mapa que direciona os colaboradores até a finalização do projeto. Ele vai apontar o caminho e a maneira correta de chegar ao objetivo.
Além disso, um cronograma bem elaborado é a garantia de que todas as tarefas serão executadas dentro do prazo adequado.
Como fazer um cronograma de projetos?
É importante que o gestor seja estratégico na elaboração do cronograma.
Primeiramente, ele deve ser desenhado após a definição do planejamento do projeto.
É a partir do planejamento que seu negócio poderá designar as tarefas adequadamente, segmentando-as por departamentos e prioridade. Feito isso, inicia-se a elaboração de um cronograma que irá certificar o cumprimento das metas e objetivos propostos.
Veja a seguir alguns passos importantes para a criação do cronograma de um projeto.
Defina as tarefas do projeto
O primeiro passo é, claro, organizar a casa e mapear todas as tarefas que serão executadas ao longo do projeto.
É importante que seja feito um levantamento detalhado de todas as etapas daquele trabalho, pois isso será fundamental para evitar erros e desempenhos abaixo do esperado.
Além de elencar as atividades, use esse primeiro momento também para definir quem serão os responsáveis por cada uma delas.
Leia também: Gestão de Projetos: 10 dicas para fazer um bom gerenciamento
Leve em consideração as interdependências do projeto
As demandas precisam ser direcionadas e datadas. Portanto, gestores devem criar um cronograma de atividades de acordo com a prioridade e fluxo de trabalho.
Seu cronograma deve levar em consideração as interdependências entre as atividades. Em geral, as tarefas podem ser classificadas da seguinte forma:
- Predecessoras: as atividades que precisam ser executadas primeiro;
- Sucessoras: aquelas que precisam ser executadas após a finalização de outra tarefa;
- Independentes: podem ser realizadas a qualquer momento.
Ao definir essa hierarquia entre as atividades, a gestão de demandas torna-se mais objetiva, o que ajuda a evitar erros e retrabalhos que podem prejudicar o cumprimento do cronograma.
Identifique os recursos necessários
Outra etapa importante e que muitas vezes passa despercebida na elaboração do cronograma de projetos é a identificação dos recursos que serão utilizados até a sua conclusão.
Isso passa, acima de tudo, pela definição do orçamento disponível para o projeto em questão.
Defina de forma detalhada o valor para cada etapa do projeto. Ou seja, aponte a quantidade designada para o capital humano, materiais, contratação de ferramentas, consultoria, etc.
Defina prazos
Nesta etapa, o gestor deve deixar claro qual o tempo disponível para execução de cada atividade. Lembre-se aqui de seguir a ordem de prioridade como demonstramos acima, viu? Ela é importante para deixar tudo bem organizado.
Definir prazos pode ser uma tarefa complexa na criação do cronograma, portanto, listamos algumas dicas que podem facilitar isso para você. Veja só:
- Peça opinião para a equipe produtiva e pergunte sobre a viabilidade de cumprir determinados prazos no período que foi pensado;
- É importante definir prazos realistas, caso contrário o projeto pode sofrer com perda de qualidade;
- Lembre-se de considerar feriados e períodos de férias;
- Faça uma análise dos dados históricos com os prazos que foram cumpridos em projetos anteriores.
Revise sempre o cronograma
O gestor deve ter em mente que o cronograma de projetos provavelmente sofrerá alterações ao longo do tempo. Por isso, é importante estar sempre monitorando-o e acompanhando a sua evolução.
Esse monitoramento é fundamental para garantir que tudo está sendo executado da forma correta e, caso contrário, permitir que ajustes de rotas sejam feitos de forma ágil e assertiva.
Benefícios do cronograma do projeto
- Acompanhamento da evolução do projeto;
- Estima o tempo de cada tarefa;
- Otimização do uso dos recursos;
- Evita atrasos nas entregas;
- Evita erros na execução das atividades;
- Mantém toda a equipe alinhada e comprometida;
- Mantém todos os stakeholders do projeto atualizados;
- Melhora a produtividade da equipe.
Leia também: Roadmap de projetos: saiba o que é e como criá-lo
Quais ferramentas podem auxiliar neste processo?
A tecnologia pode ser uma grande aliada na criação de um cronograma de projeto assertivo. Nesse caso especificamente, um software de gestão seria o mais adequado.
Uma ferramenta, como a Monday, por exemplo, conta com uma série de funcionalidades que vão ajudar a centralizar as informações e deixar o fluxo de tarefa mais dinâmico e transparente.
Veja algumas das possibilidades abaixo:
- Visualizações: Visualize seus dados da maneira que desejar. Use uma linha do tempo, calendário e muito mais para que nada seja perdido.
- Automação: Automatize o trabalho repetitivo para que você e sua equipe possam se concentrar no trabalho que realmente requer seu talento.
- Painéis: Transforme insights em ação. Use painéis e gráficos de alto nível para tomar decisões importantes com base em dados em tempo real.
- Atualizações: Colabore dentro do contexto do seu trabalho. Mantenha uma comunicação contínua entre equipes e departamentos a qualquer hora e em qualquer lugar.
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