Como delegar tarefas? 5 passos para um trabalho efetivo

como delegar tarefas

Saber delegar tarefas de forma adequada é uma das responsabilidades mais importantes de um líder. Dessa forma, ele garante a organização dos processos e, consequentemente, otimiza a produtividade na rotina de trabalho. 

Mas, é preciso assertividade para distribuir as atividades. Isto é, a liderança deve ter um bom conhecimento de sua equipe e processos, além de ter uma visão estratégica na hora de delegar as funções. 

Nós vamos te ajudar com esse desafio. No texto a seguir listamos cinco dicas que vão tornar a delegação de tarefas mais eficiente. Continue a leitura e confira!

Importância e benefícios da delegação de tarefas

Uma liderança eficiente é aquela que sabe distribuir responsabilidades de forma assertiva, que acompanha os resultados e oferece o suporte necessário para que os processos se desenvolvam adequadamente. 

Portanto, podemos dizer que a delegação de atividades é uma das etapas mais cruciais para que todo o fluxo de trabalho seja bem sucedido. 

Ao distribuir as tarefas estrategicamente, a empresa ganha com benefícios como: 

  • A equipe se sente mais valorizada, logo, mais motivada para realizar suas tarefas;
  • Evita a sobrecarga da equipe; 
  • Ganho de tempo para que a liderança possa focar em funções mais estratégicas;
  • A delegação assertiva de tarefas coloca os talentos certos para desempenhar cada função, o que contribui para o aumento da produtividade e melhoria na qualidade do trabalho. 

Dicas para delegar tarefas

Listamos abaixo cinco passos que consideramos importantes para efetividade na delegação de tarefas. Confira!

1. Conheça bem os processos e talentos do seu time

É muito importante que a liderança tenha uma visão macro de todo o projeto. Isso quer dizer ter conhecimento tanto dos processos e ferramentas necessárias para desempenho das atividades, como dos talentos disponíveis na equipe. 

Conhecer os processos é fundamental para que o líder possa realizar uma boa gestão de projetos, orientando adequadamente o time. Dessa forma, ele poderá esclarecer as dúvidas ao longo do projeto, além de acompanhar sua evolução, com uma análise de resultados assertiva. 

o conhecimento dos talentos ajuda-o a entender quais habilidades serão melhor aproveitadas em determinada função. Assim, há melhor aplicação do capital humano e, consequentemente, maior qualidade no trabalho desempenhado. 

2. Defina prazos e metas

O segundo passo no processo de delegação de tarefas é a definição de prazos e metas. Eles servirão para orientar a equipe e medir o sucesso do projeto. 

Por isso, o líder deve definir prazos realistas. Afinal, não adianta colocar prazos curtos que dificilmente serão cumpridos. Isso pode gerar insatisfação na equipe, além de tornar os processos mais suscetíveis a erros, prejudicando a qualidade de seu serviço.

As metas são importantes para que cada membro da equipe entenda como seu trabalho vai impactar no objetivo final do projeto. Elas ajudam a deixar claro o foco das atividades. 

Existem uma infinidade de indicadores de projeto que podem ser utilizados. Entre os tipos mais comuns estão os indicadores de produtividade, de qualidade e os estratégicos. 

– Leia também: Indicadores de desempenho: o que são, principais tipos e como usá-los

3. Acompanhe os resultados

Não basta apenas delegar tarefas, é preciso também acompanhá-las para agir sempre que for necessário. Para isso, o líder deve olhar para as metas do projeto. 

Olhe diariamente para os resultados, observe se o projeto está seguindo o fluxo planejado e, caso contrário, proponha estratégias para otimizar o processo. 

A redefinição de rota é comum em qualquer tipo de projeto. Mas, é preciso acompanhá-lo de perto para que seja possível identificar o momento de fazer essa adequação no planejamento e, assim, não prejudicar os resultados. 

4. Dê e ouça feedbacks

Os feedbacks são ferramentas poderosas no gerenciamento de projetos. Com eles, o líder tem conhecimento das dores e expectativas da equipe, tendo maior conhecimento para realizar ajustes no planejamento. 

Além disso, ao abrir espaço para ouvir a equipe, essa se sente mais acolhida e integrada à organização, melhorando sua motivação e produtividade. 

Dar feedback também é importante para o colaborador entender como e onde melhorar. Por isso, tire um tempo para ter esse momento de troca e ressaltar os pontos positivos e de melhoria que são importantes para o alcance de resultados. 

– Leia também: Escuta ativa: saiba o que é e quais seus benefícios na gestão de projetos

5. Adote uma ferramenta de gerenciamento de projetos

A tecnologia pode ser uma excelente aliada na hora de delegar tarefas. Gerenciadores de projetos facilitam e organizam essa função. 

A Monday.com é um dos gerenciadores mais utilizados por equipes de todo o mundo. Com ela, é possível abrir tarefas específicas para cada trabalhador, além de permitir o acompanhamento de todas elas e ainda disponibilizar dados sobre a efetividade ao longo do processo. 

Hospedada na nuvem, a ferramenta é moderna, intuitiva e prática. Ela centraliza todo o fluxo de trabalho de uma empresa em um só lugar, tornando a rotina muito mais ágil e simplificada. 

Se interessou pela Monday? Aproveite e experimente a plataforma gratuitamente por 14 dias e comprove todas essas vantagens. Nós da Workise ajudamos sua equipe durante todo o processo de implantação da plataforma!

publicado em outubro 29, 2021
por E-Dialog Agência
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email
Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on whatsapp
Share on email
Open chat