Saber delegar tarefas de forma adequada é uma das responsabilidades mais importantes de um líder. Dessa forma, ele garante a organização dos processos e, consequentemente, otimiza a produtividade na rotina de trabalho.
Mas, é preciso assertividade para distribuir as atividades. Isto é, a liderança deve ter um bom conhecimento de sua equipe e processos, além de ter uma visão estratégica na hora de delegar as funções.
Nós vamos te ajudar com esse desafio. No texto a seguir listamos cinco dicas que vão tornar a delegação de tarefas mais eficiente. Continue a leitura e confira!
Importância e benefícios da delegação de tarefas
Uma liderança eficiente é aquela que sabe distribuir responsabilidades de forma assertiva, que acompanha os resultados e oferece o suporte necessário para que os processos se desenvolvam adequadamente.
Portanto, podemos dizer que a delegação de atividades é uma das etapas mais cruciais para que todo o fluxo de trabalho seja bem sucedido.
Ao distribuir as tarefas estrategicamente, a empresa ganha com benefícios como:
- A equipe se sente mais valorizada, logo, mais motivada para realizar suas tarefas;
- Evita a sobrecarga da equipe;
- Ganho de tempo para que a liderança possa focar em funções mais estratégicas;
- A delegação assertiva de tarefas coloca os talentos certos para desempenhar cada função, o que contribui para o aumento da produtividade e melhoria na qualidade do trabalho.
Dicas para delegar tarefas
Listamos abaixo cinco passos que consideramos importantes para efetividade na delegação de tarefas. Confira!
1. Conheça bem os processos e talentos do seu time
É muito importante que a liderança tenha uma visão macro de todo o projeto. Isso quer dizer ter conhecimento tanto dos processos e ferramentas necessárias para desempenho das atividades, como dos talentos disponíveis na equipe.
Conhecer os processos é fundamental para que o líder possa realizar uma boa gestão de projetos, orientando adequadamente o time. Dessa forma, ele poderá esclarecer as dúvidas ao longo do projeto, além de acompanhar sua evolução, com uma análise de resultados assertiva.
Já o conhecimento dos talentos ajuda-o a entender quais habilidades serão melhor aproveitadas em determinada função. Assim, há melhor aplicação do capital humano e, consequentemente, maior qualidade no trabalho desempenhado.
2. Defina prazos e metas
O segundo passo no processo de delegação de tarefas é a definição de prazos e metas. Eles servirão para orientar a equipe e medir o sucesso do projeto.
Por isso, o líder deve definir prazos realistas. Afinal, não adianta colocar prazos curtos que dificilmente serão cumpridos. Isso pode gerar insatisfação na equipe, além de tornar os processos mais suscetíveis a erros, prejudicando a qualidade de seu serviço.
As metas são importantes para que cada membro da equipe entenda como seu trabalho vai impactar no objetivo final do projeto. Elas ajudam a deixar claro o foco das atividades.
Existem uma infinidade de indicadores de projeto que podem ser utilizados. Entre os tipos mais comuns estão os indicadores de produtividade, de qualidade e os estratégicos.
– Leia também: Indicadores de desempenho: o que são, principais tipos e como usá-los
3. Acompanhe os resultados
Não basta apenas delegar tarefas, é preciso também acompanhá-las para agir sempre que for necessário. Para isso, o líder deve olhar para as metas do projeto.
Olhe diariamente para os resultados, observe se o projeto está seguindo o fluxo planejado e, caso contrário, proponha estratégias para otimizar o processo.
A redefinição de rota é comum em qualquer tipo de projeto. Mas, é preciso acompanhá-lo de perto para que seja possível identificar o momento de fazer essa adequação no planejamento e, assim, não prejudicar os resultados.
4. Dê e ouça feedbacks
Os feedbacks são ferramentas poderosas no gerenciamento de projetos. Com eles, o líder tem conhecimento das dores e expectativas da equipe, tendo maior conhecimento para realizar ajustes no planejamento.
Além disso, ao abrir espaço para ouvir a equipe, essa se sente mais acolhida e integrada à organização, melhorando sua motivação e produtividade.
Dar feedback também é importante para o colaborador entender como e onde melhorar. Por isso, tire um tempo para ter esse momento de troca e ressaltar os pontos positivos e de melhoria que são importantes para o alcance de resultados.
– Leia também: Escuta ativa: saiba o que é e quais seus benefícios na gestão de projetos
5. Adote uma ferramenta de gerenciamento de projetos
A tecnologia pode ser uma excelente aliada na hora de delegar tarefas. Gerenciadores de projetos facilitam e organizam essa função.
A Monday.com é um dos gerenciadores mais utilizados por equipes de todo o mundo. Com ela, é possível abrir tarefas específicas para cada trabalhador, além de permitir o acompanhamento de todas elas e ainda disponibilizar dados sobre a efetividade ao longo do processo.
Hospedada na nuvem, a ferramenta é moderna, intuitiva e prática. Ela centraliza todo o fluxo de trabalho de uma empresa em um só lugar, tornando a rotina muito mais ágil e simplificada.
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