Uma das premissas mais importantes para o sucesso de um projeto é a definição clara e assertiva de um fluxo de trabalho. Inclusive, a sua padronização é decisiva para criação de uma cultura organizacional sólida e vantajosa.
Por isso, se o seu negócio não está alcançando bons resultados é muito provável que haja alguma defasagem em seu fluxo de trabalho. Mas nós vamos te ajudar a corrigir isso. No texto a seguir vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre o tema e ainda vamos apresentar dicas para otimizar a sua rotina organizacional. Vamos lá?
O que é fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho é o conjunto de processos internos adotados por uma empresa ou organização para concluir uma tarefa, seja ela a venda de um produto ou serviço.
Portanto, pode-se dizer que toda atividade executada em um negócio pertence a um fluxo de trabalho, ou seja, ela faz parte de um processo que tem uma finalidade específica.
Contudo, nem sempre as empresas pensam esse fluxo de forma estratégica. Você sabia que mais de 70% das organizações afirmam não gerenciar a entrega de tarefas e a jornada de trabalho dos colaboradores? Muitas delas acabam sofrendo com problemas como:
- Previsões irreais de produção;
- Imprecisão no escopo das tarefas;
- Baixa união de tempo, qualidade e custo;
- Pouco entrosamento entre os colaboradores da equipe.
Tudo isso torna esses negócios fadados ao fracasso no gerenciamento de projetos.
Como funciona o fluxo de trabalho?
O fluxo de trabalho vai resolver todos os problemas citados acima. Para que isso seja possível, é preciso criar um processo, ou seja, um passo a passo a ser cumprido.
Esse fluxo pode ser criado de acordo com a necessidade de cada empresa e/ou área de atuação. Por exemplo, uma equipe de Vendas pode seguir o seguinte fluxo até obter êxito em sua abordagem:
- Realizar a filtragem de contatos na base da empresa;
- Entrar em contato com os leads considerados “quentes”;
- Agendar e realizar reunião;
- Apresentação de proposta;
- Fechamento de contrato.
Esse é um exemplo de fluxo de trabalho simples, porém, quanto mais detalhado for este passo a passo, maiores serão as chances de sucesso.
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Qual a importância de contar com um fluxo de trabalho organizado e automatizado?
Todo trabalho feito em uma empresa pertence a um processo interno. Para ter uma rotina de trabalho mais ágil, fluida e com comunicação integrada é essencial adotar um fluxo de trabalho alinhado às necessidades de produção.
Listamos abaixo as principais vantagens obtidas com a criação de processos claros e bem definidos. Veja:
- Atividades são executadas de forma mais ágil e fluída;
- Aumento da produtividade;
- Redução do trabalho manual;
- Informações mais claras e transparentes para toda a equipe;
- Mais qualidade na execução do trabalho;
- Redução do microgerenciamento;
- Minimização dos riscos, erros e atrasos;
- Aumento o foco nas metas e objetivos do projeto;
- Divisão mais justa e eficaz das tarefas;
- Aumento da motivação dos colaboradores;
- Mais organização, consequentemente, facilita a visualização de oportunidades para reduzir o custo de produção.
Dicas de como otimizar o seu fluxo de trabalho
Agora que você já conhece de forma mais aprofundada o conceito do fluxo de trabalho, é hora de colocar a mão na massa. Veja a seguir algumas dicas que podem te ajudar a criar/otimizar a sua rotina produtiva.
Envolva toda a equipe no processo
Os funcionários vivenciam a rotina de trabalho, portanto, eles são os mais indicados para avaliarem como otimizar esse fluxo.
Logo, antes de criar um fluxo de trabalho, tire um período para estudar o que está sendo feito e ouvir aqueles que participam do processo. Após esse levantamento, o gestor deve criar o fluxograma, validá-lo e então iniciar a fase de testes com toda a equipe.
Automatize processos
Um fluxo de trabalho eficiente pode (e deve) ter processos automatizados. Afinal, no dia a dia, o ideal é gastar tempo, energia e recursos com ações que precisam de mais atenção, cuidado e dedicação. Logo, o que der para “tirar da frente” com automatizações, faça isso sem hesitar.
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Utilize um software de gerenciamento de projetos
Uma software de gestão de projetos vai unificar todas as pontas da empresa, deixando à mostra tudo o que está acontecendo na produção diária e documentando todos os procedimentos adotados.
Além disso, ferramentas como a Monday.com permitem que as empresas criem e compartilhem com facilidade fluxos de trabalho padronizados, facilitando a rotina para novos projetos.
Veja alguns recursos da Monday que contribuem para otimizar fluxos de trabalho:
Integração com ferramentas e aplicativos de trabalho
Conseguir resolver as demandas em um só lugar facilita muito a rotina de trabalho, não é mesmo? A Monday permite a integração com uma grande variedade de ferramentas, como por exemplo:
- Microsoft Teams;
- Dropbox;
- Slack;
- Zoom;
- Hubspot.
Personalização de workflows
Como ressaltamos acima, é importante que cada área tenha um fluxo de trabalho específico para as suas necessidades. Com a Monday, qualquer equipe pode criar ou otimizar seu workflow para oferecer as funcionalidades que precisa para trabalhar.
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