O gerenciamento de custos em projetos é uma das etapas mais importantes para garantir o êxito da atividade. Afinal, todo projeto para ser bem sucedido precisa ser saudável financeiramente.
Para que isso seja possível, portanto, o gestor deve fazer um controle rígido dos custos. Nós vamos te ajudar com isso. Abaixo listamos algumas informações importantes sobre o tema, como:
- O que é gerenciamento de custos em projetos?;
- Importância da gestão de custos em projetos;
- Dicas para fazer um gerenciamento de custos eficaz.
Continue a leitura e fique por dentro!
O gerenciamento de custos compreende os processos de estimar, distribuir e monitorar os gastos de um projeto.
O que é gerenciamento de custos em projetos?
Gestão de custos são práticas que tem como objetivo garantir que o projeto seja entregue de acordo com o orçamento planejado.
Portanto, o gerenciamento se inicia na fase de planejamento do projeto, momento em que deve ser avaliado todos os gastos necessários para a sua entrega. A partir desse levantamento, deve-se realizar o acompanhamento para certificar que os custos não estão sendo excedidos.
Uma gestão de custos eficiente deve levar em consideração tanto os gastos com recursos humanos e materiais, como a aplicação estratégicas nestes recursos. Isto é, ponderar questões como:
- Investir um valor mais baixo no projeto pode abrir margem para falhas;
- Investir um valor muito alto pode ser um risco em alguns casos.
Este é o momento de avaliar todo o cenário e aplicar um orçamento assertivo e estratégico, de modo que possibilite o alcance do objetivo sendo financeiramente saudável para a empresa.
Importância da gestão de custos em projetos
O grande benefício do gerenciamento de custos em projetos é a garantia de que o mesmo não irá extrapolar o orçamento designado inicialmente.
Além disso, ele leva em consideração as necessidades e disponibilidades de recursos para definir a estratégia mais adequada para alcançar os objetivos.
Veja abaixo algumas das principais vantagens da gestão de custos:
- Elaboração de um orçamento realista e estratégico;
- Garantia de que nenhuma etapa do projeto será esquecida;
- Evita gastos desnecessários e excessivos;
- Proporciona uma visão detalhada dos custos em cada etapa do projeto;
- Proporciona insights para melhorias em projetos futuros.
Leia também: Como fazer uma boa Gestão de Projetos: 10 dicas para não errar
Como fazer o gerenciamento de custos em projetos?
O Guia PMBOK, que traz boas práticas de gerenciamento de projetos, dividi a gestão de custos em quatro etapas principais, sendo elas:
- Planejamento;
- Estimativa de custos;
- Determinação do orçamento;
- Controle dos custos.
Entenda melhor sobre cada uma dessas etapas abaixo:
- Planejamento de custos
É a primeira etapa do gerenciamento de custos em projetos. Neste momento deve-se definir todas as informações que irão direcionar os gastos ao longo da execução.
É preciso avaliar o modo como esses gastos serão aplicados, podendo, por exemplo, ser necessário a contratação de terceiros, além da avaliação do número de colaboradores envolvidos, bonificações, entre outras questões importantes.
Logo, é fundamental que todas as etapas do projeto sejam minuciosamente descritas, de modo que o orçamento seja o mais detalhado possível.
- Estimativa de custos
Nesta etapa o gestor deve descrever uma previsão de todos os gastos que serão necessários ao longo do projeto.
Portanto, deve-se realizar um orçamento com base em estudos de mercado, de modo que a estimativa seja o mais próxima do valor real possível.
Durante a previsão de custos ainda deve-se levar em consideração recursos emergenciais. Afinal, imprevistos acontecem, por isso, é importante se preparar para eles.
3. Determinação do orçamento
Após avaliar os custos necessários no tópico anterior, é hora de fechar o orçamento necessário para a entrega do projeto.
Aqui é importante detalhar o valor definido para cada etapa do projeto. Ou seja, definir a quantidade designada para o capital humano, materiais, contratação de ferramentas, consultoria, etc.
4. Controle dos custos
Essa é a fase de acompanhamento no gerenciamento de custos em projetos. Portanto, esse controle deve ser realizado ao longo de toda a execução das atividades.
Dessa forma, sempre que houver divergências com aquilo que foi planejado, o gestor pode tomar medidas cabíveis para evitar que o orçamento seja extrapolado.
Nesta etapa, é importante entender que mudanças na rota são normais, porém, elas devem ser executadas de forma organizada e estratégica. Além disso, toda atualização no orçamento deve ser autorizada pelos superiores, garantindo assim o alinhamento de expectativas com a entrega do projeto.
Dicas para se manter dentro do orçamento
Agora que você já sabe como realizar um gerenciamento de custos em projetos, vamos indicar algumas dicas para você não extrapolar o orçamento. Confira em seguida.
Revise constantemente o orçamento
O orçamento é um valor que foi definido antes do início do projeto. E, apesar de ser possível designar valores para imprevistos, nunca se sabe como as atividades irão se desenrolar.
Portanto, pense nele como um documento dinâmico que pode passar por atualizações. Com esse acompanhamento, você se certifica que todas as mudanças estão sendo realizadas de forma realista e segura, evitando gastos exagerados.
Mantenha toda a equipe atualizada sobre os custos
É importante que todos os colaboradores estejam cientes dos valores disponíveis para a execução do projeto. Assim, todos podem contribuir para garantir que o orçamento seja cumprido.
Neste caso, informações mais transparentes geram uma maior conscientização entre a equipe.
Invista em recursos tecnológicos
O uso de tecnologia traz uma série de benefícios assistenciais, administrativos e gerenciais para as empresas.
Os softwares de gerenciamento de projetos são uma excelente alternativa para organizar os processos e certificar que o negócio cumpra com o planejamento de custos.
Uma forma de garantir isso, por exemplo, é por meio da automatização de processos, que garante mais organização das tarefas, maior controle financeiro e ainda integração de todas as informações envolvidas no projeto.
Além disso, com esses softwares é possível garantir que os lançamentos de gastos estarão acessíveis, organizados e seguros para um controle financeiro eficiente.
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