O gerenciamento de múltiplos projetos é uma prática comum entre muitas empresas e requer atenção, controle de gastos, acompanhamento de cronogramas, enfim, demandam gestão firme e assertiva.
Esse controle é fundamental para que a organização seja capaz de manter um padrão de qualidade em todos os projetos desenvolvidos. Por isso, é importante ficar atento a etapas estratégicas do gerenciamento.
Nós vamos te ajudar. Listamos abaixo informações úteis para a gestão de múltiplos projetos, além de dicas de como aplicá-la em sua empresa. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o tema.
O que é e como é feito o gerenciamento de múltiplos projetos?
É a coordenação simultânea de diferentes projetos. Dessa forma, o gestor deve realizar a alocação de recursos entre as atividades, além de manter a organização das atividades de forma adequada.
Portanto, nesse tipo de gerenciamento há, necessariamente, a presença de um líder responsável pela centralização de todos os projetos.
Esse profissional é quem realizará o controle de todas as etapas estratégicas, tais como, distribuição de equipes, disponibilização de materiais e equipamentos, além de outros aspectos financeiros importantes para a execução das atividades.
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Gerenciamento de múltiplos projetos x gerenciamento de portfólio
Para entender melhor como acontece a gestão de múltiplos projetos, é importante distingui-la de um outro conceito comum: o gerenciamento de portfólio.
Ambos tratam do gerenciamento simultâneo de projetos. Contudo, há diferenças quanto às suas estruturas, níveis de gestão de projeto, prazos, entre outras.
Como apresentado acima, o gerenciamento de múltiplos projetos tem como foco principal a alocação de recursos e o controle das tarefas. Já a gestão de portfólio consiste em uma responsabilidade mais ampla e de mais alto nível nas empresas, que agrupa projetos, programas e demais trabalhos para simplificar o gerenciamento.
Entenda melhor as diferenças entre ambas modalidades de gerenciamento:
Dicas para ajudar na gestão de múltiplos projetos
Listamos abaixo as principais etapas que você deve se atentar em um gerenciamento de múltiplos projetos. Veja:
1. Ter uma visão geral de todas as tarefas
Uma das estratégias mais importantes para ter êxito no controle de vários projetos ao mesmo tempo é através da centralização das informações. Isto é, o gestor deve ter uma visão geral de todas as atividades, de modo que ele seja capaz de realizar análises rápidas e assertivas.
Com esse acompanhamento, é possível antecipar problemas e corrigi-los antes que eles prejudiquem demasiadamente o projeto.
Além disso, ter essa visão macro de todos os projetos é fundamental para garantir que tudo que está sendo executado de acordo com o planejamento.
2. Comunicação eficaz
Uma comunicação de qualidade é determinante para a eficiência do gerenciamento múltiplo de projetos. Afinal, é assim que o gestor mantém a equipe alinhada e comprometida.
Por isso, recomendamos o uso de canais de comunicação para manter o diálogo entre todas as equipes. É possível investir, por exemplo, em ferramentas de gestão que possuam essa funcionalidade, além dos tradicionais e-mails e aplicativos de mensagens.
Além disso, a realização de reuniões frequentes também é importante para esclarecimento de dúvidas, repasses e direcionamentos dos próximos passos.
3. Planejamento assertivo
Outra etapa de suma importância para gestão simultânea de vários projetos é a elaboração do planejamento. Afinal, ele é quem ditará todo o ritmo do trabalho a ser realizado.
Primeiramente, o gestor deve definir as prioridades de cada projeto. A partir disso deve-se delimitar informações e prazos, assim como a designação de capital humano para cada etapa.
Lembrando que todo o planejamento deve ser compartilhado e aprovado com toda a equipe, de modo que todos estejam alinhados e entendam qual é o objetivo final.
4. Liderança capacitada
O papel do gestor é decisivo para que todos os projetos sejam bem-sucedidos nesse tipo de gestão.
Por isso, a liderança deve estar capacitada para lidar com essa complexidade, tendo segurança para manter todos os projetos organizados. Isso quer dizer não apenas ter competências técnicas e administrativas, mas também saber lidar com pessoas, de modo a mantê-las motivadas e alinhadas com o objetivo.
Competências como visão analítica, organização, empatia são fundamentais, além da flexibilidade e adaptabilidade, essenciais quando há tantas variáveis a serem controladas.
5. Foco em pessoas
Antes de focar em resultados é preciso focar em pessoas, principalmente quando é realizada a gestão de várias equipes ao mesmo tempo.
Portanto, cabe ao gestor se certificar de que os colaboradores possuam os recursos suficientes para executar suas tarefas. Assim como garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com os objetivos.
Além disso, é papel do líder também definir cronogramas, acompanhar a execução, mas também verificar e realinhar quando houver esgotamento por parte de um ou mais membros da equipe.
Uma estratégia interessante para manter a equipe motivada é buscar ouvi-la. Ou seja, tire um tempo para ouvir as ideias de seus funcionários, entenda o que pode ser feito para otimizar processos e melhorar a execução dos trabalhos.
6. Alocar os recursos de forma adequada
Toda a premissa do gerenciamento múltiplo de projetos passa pelo alocamento adequado de recursos. Isso quer dizer tanto recursos financeiros (ferramentas, materiais etc) quanto de pessoas.
Por isso, antes de iniciar as atividades, o gestor deve elaborar essa distribuição de acordo com a disponibilidade, objetivo e, claro, prioridade para a empresa.
É importante ainda que seja feito um acompanhamento próximo da utilização desses recursos, para verificar se o planejamento está sendo cumprido e, caso contrário, buscar estratégias para sanar esses imprevistos.
7. Automatizar tarefas
Por último, indicamos que seja feita a automatização de tarefas repetitivas e que podem estar gastando tempo em excesso para as equipes.
Assim, simplifica-se a rotina dos trabalhadores e também o acompanhamento do gestor, que pode focar em etapas mais estratégicas de cada projeto.
Na Monday.com você pode automatizar as tarefas em poucos cliques, proporcionando mais agilidade e organização para a sua gestão de múltiplos projetos.
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