Uma boa gestão de contratos é fundamental para a garantia da segurança jurídica dentro da empresa. Além de diminuir os riscos na negociação, ela serve também para padronizar os processos, proporcionando mais clareza na execução das atividades.
Portanto, para que seu fluxo de trabalho flua adequadamente, uma das etapas cruciais é o gerenciamento assertivo de seus contratos. Quer saber como fazer isso? Então continue a leitura e fique por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o tema ao longo deste artigo.
O que é gestão de contratos?
Basicamente, é o controle de todos os contratos de uma organização, sejam eles com clientes, fornecedores, parceiros, entre outros. Portanto, é uma garantia legal que explicita todos os termos daquela relação profissional.
Mas, a gestão de contratos não diz respeito apenas à padronização destes documentos, mas também compreende a sua organização, monitoramento de todas as etapas, além da análise do cumprimento das diretrizes do documento.
Portanto, esse tipo de gerenciamento envolve todo o ciclo de vida de qualquer contrato elaborado por uma empresa.
Importância da gestão e fiscalização de contratos
Como já mencionado acima, a gestão de contratos é fundamental para segurança jurídica das empresas. Por isso, deve-se realizar um acompanhamento rigoroso de todas as etapas de sua elaboração.
Abaixo listamos alguns dos principais aspectos conquistados com esse gerenciamento. Veja:
- Direciona as atividades a serem executadas;
- Melhora a conformidade nas relações profissionais;
- Proporciona mais segurança para ambas as parte envolvidas;
- Proporciona uma visão mais clara sobre as oportunidades de otimização do desempenho financeiro e operacional do negócio;
- Minimiza perdas de dinheiro em litígios desnecessários;
- Oferece uma visão do projeto que vai além dos prazos;
- Padronização das negociações.
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Etapas importantes no gerenciamento de contratos
A sua gestão de contratos deve ser efetuada por etapas, isto é, ela deve seguir de forma rigorosa cada passo do ciclo de vida desses documentos. Listamos abaixo todas essas fases. Confira!
1. Pedido
O primeiro passo da gestão de contratos é a solicitação do pedido por uma das partes interessadas. Aqui deve-se requerer todas as informações necessárias para a criação do documento.
2. Criação do contrato
Nesta etapa é realizada a redação do contrato, incluindo todas as cláusulas, termos e condições acordadas por ambas as partes.
É importante que seja utilizada uma linguagem de fácil assimilação, de acordo com as boas práticas contratuais, além claro, adequadas com a legislação.
3. Negociação
Após o contrato ser redigido, as partes envolvidas devem analisar as cláusulas, revisá-las e solicitar possíveis alterações no documento.
Portanto, a fase de negociação serve para alinhamento das diretrizes listadas no contrato.
4. Aprovação
Após alinhamento realizado na etapa anterior, ambas as partes devem realizar a aprovação do documento.
Portanto, nesta etapa todos devem estar cientes de suas responsabilidades e das entregas a serem realizadas ao longo da vigência do contrato.
5. Assinatura
Aqui o contrato deve ser assinado por ambas as partes, o que pode ser feito de forma presencial ou ainda com o uso da assinatura eletrônica ou digital.
6. Armazenamento
Com o contrato assinado, é hora de armazenar e arquivar o documento. Aqui é importante que isso seja feito de forma padronizada, de preferência em algum sistema eletrônico que deixe o arquivo salvo na nuvem. Assim, esse documento pode ser facilmente encontrado e consultado por todas as partes interessadas.
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7. Execução do contrato
Essa é a fase em que tudo o que foi acordado em contrato deve ser colocado em prática. Por isso, é fundamental que seja feito um acompanhamento de todas as obrigações, de modo a certificar que os prazos e as diretrizes estão sendo seguidas corretamente.
É muito importante ficar de olho nesta etapa, afinal, o descumprimento de qualquer cláusula pode ocasionar penalidades ou até mesmo a rescisão do contrato.
8. Gerenciamento
A etapa de gerenciamento consiste no acompanhamento de prazos, assim como na avaliação sobre a possibilidade de renovação.
Vale lembrar ainda que alterações podem ser realizadas se assim for necessário. Nesse caso, elas podem ocorrer por meio de aditivo contratual anexado ao documento original.
9. Encerramento e análise do contrato
Assim que finalizadas todas as obrigações contratuais e não houver renovação, o documento perderá a sua validade. Isso porque a grande maioria dos contratos já estipulam um prazo claro de encerramento.
Ao final do contrato, é interessante que a empresa faça uma análise de todo o seu ciclo de vida, de modo a avaliar seu desempenho e realizar aprimoramentos nos próximos contratos, se assim julgar necessário.
Dica: conte com um software de gestão para organizar a sua gestão de contratos
Você já viu que o gerenciamento de contratos conta com várias etapas específicas, não é mesmo? E todas elas são extremamente importantes para a garantia da segurança jurídica desses documentos. Portanto, é fundamental que esse processo seja realizado de forma mais organizada e assertiva possível.
Um software de gestão dará o suporte necessário para que tudo flua conforme necessário. Assim, você controla com mais rigor os prazos, pode padronizar as etapas e ainda automatizar fases repetitivas desse processo.
Com a Monday, por exemplo, você concentra todas as etapas em um único sistema, facilitando a organização e consulta desses documentos tão importantes.
Veja algumas das funcionalidades da plataforma que podem ser úteis para o seu gerenciamento de contratos:
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