Para atingir suas metas e objetivos, é preciso que seja feita uma gestão de demanda de projetos eficiente. Isto é, a organização de todo o processo que vai nortear cada etapa, e também as equipes, até o propósito final.
Ao criar processos eficazes, o impacto em indicadores como produtividade, motivação, qualidade de entregas é notório. Logo, o desempenho de suas estratégias dependem diretamente dessa organização.
Nós vamos te ajudar com esse desafio. Listamos sete dicas que entendemos como cruciais para uma gestão de demandas saudável. São elas:
- Planejamento geral e planos de ação;
- Cronograma de atividades;
- Reuniões periódicas;
- Monitoramento de indicadores do projeto;
- Prazos realistas;
- Automação de processos;
- Capacitação e motivação da equipe.
A seguir detalharemos cada uma dessas ações. Confira!
Dicas para um processo eficiente
1. Tenha claro o planejamento e planos de ação
O primeiro passo para realizar uma gestão de demanda de projetos organizada é, claro, ter um planejamento bem definido. É a partir dele que seu negócio poderá designar as tarefas adequadamente, segmentando-as por departamentos e prioridade.
Certifique-se de que todas as equipes estejam alinhadas com os objetivos propostos. Isso é importante para que todos vejam que há propósito claro em suas atividades e saibam onde é almejado chegar.
Os planos de ação são desmembramentos do objetivo macro, ou seja, metas mais direcionadas de como alcançá-lo.
Por exemplo, digamos que seu planejamento trimestral direcionará o foco para o aumento de receita. Logo, você deverá criar planos de ação para que isso aconteça, como qualificar sua prospecção, aumentar o ticket médio, entre outros.
2. Crie um cronograma de atividades
As demandas precisam ser direcionadas e datadas. Portanto, gestores devem criar um cronograma de atividades de acordo com a prioridade e fluxo de trabalho.
Seu cronograma deve levar em consideração as interdependências entre as atividades. Em geral, as tarefas podem ser classificadas da seguinte forma:
- Predecessoras: as atividades que precisam ser executadas primeiro;
- Sucessoras: aquelas que precisam ser executadas após a finalização de outra tarefa;
- Independentes: podem ser realizadas a qualquer momento.
Ao definir essa hierarquia entre as atividades, a gestão de demanda de projetos torna-se mais objetiva, o que ajuda a evitar erros e retrabalhos que podem prejudicar o cumprimento do cronograma.
3. Faça reuniões periódicas
É importante que a equipe esteja alinhada. Para isso, reuniões e repasses periódicos são fundamentais, principalmente nesse momento em que muitas empresas adotaram o modelo de trabalho remoto.
Aproveite esses encontros para alinhar expectativas, debater ideias e aprimorar a qualidade da rotina de trabalho. Busque entender se há questões a serem resolvidas, se o time está com alguma dificuldade para executar determinada tarefa e, se for o caso, pense em uma readequação de rota.
Contudo, nada de fazer reuniões apenas por fazer, tá bem? Convoque-as apenas se julgar necessário, e quando sentir que ela não será eficiente e poderá atrapalhar a produtividade, não hesite em desmarcá-la.
4. Automatize os processos
Na gestão de demandas é comum lidar com etapas que muitas vezes são repetitivas, manuais e impactam a produtividade no dia a dia. Por isso, a solução é a automação desses processos.
Com isso, a equipe para de perder tempo em atividades repetitivas, evitando possíveis erros e direcionando o foco para as etapas que realmente importam.
Com a Monday.com, por exemplo, é possível fazer automações de uma série de tarefas em poucos segundos, como para notificar o time sobre o deadline de projetos, informar a prioridade de tarefas, entre outras.
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5. Monitoramento de indicadores do projeto
Toda estratégia precisa ser acompanhada, de modo que otimizações possam ser realizadas sempre que necessário. Portanto, é preciso mensurar a eficiência e qualidade dos processos. Isso deve ser feito através da criação de indicadores de projetos.
Existem uma infinidade de indicadores e geralmente eles são definidos de acordo com o setor e/ou prioridade do negócio. Entre os tipos mais comuns estão os indicadores de desempenho, de qualidade e os estratégicos.
Portanto, o primeiro passo é definir os indicadores e depois acompanhá-los regularmente em sua rotina. Assim, o direcionamento de tarefas torna-se muito mais assertivo.
6. Defina prazos realistas
De nada adianta colocar prazos curtos em suas demandas que não serão cumpridos. Isso pode gerar insatisfação na equipe, além de tornar os processos mais suscetíveis a erros, prejudicando a qualidade de seu serviço.
Por isso, na hora de elaborar o cronograma de atividades, certifique-se de estabelecer prazos realistas. Se possível, converse com a equipe e negocie a data mais adequada para ambos os lados.
– Leia também: Como delegar tarefas? 5 passos para um trabalho efetivo
7. Capacitação e motivação da equipe.
Por último, mas não menos importante, a gestão de demandas deve criar estratégias para manter a equipe motivada e engajada com suas atividades.
É comprovado que pessoas motivadas são mais produtivas, criativas e comprometidas com o seu trabalho.
Entre as principais estratégias para manter seu time motivado está o reconhecimento do trabalho de cada membro, uma comunicação interna eficiente, práticas de feedback, entre outras.
A capacitação também é relevante para motivar pessoas, deixá-las mais satisfeitas com seu desempenho e função. Além, claro, de melhorar a qualidade e eficiência das tarefas.
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