Fluxogramas são diagramas visuais ou mapas de um processo. Um bom fluxograma fornece uma descrição passo a passo do processo, usando símbolos padronizados, conectados por linhas e setas, que ilustram os relacionamentos entre as etapas.
Fluxogramas não são apenas para programadores de computador, são ferramentas úteis para gerenciar operações de negócios, desde procedimentos contábeis e sistemas de fabricação, até processos de fornecimento e entrega. Criar fluxogramas precisos pode dar muito trabalho, mas os benefícios valem a pena, o tempo e o energia.
Criação de fluxograma de tarefas
Para criar um fluxograma, primeiro, você precisa realizar uma análise de fluxo de trabalho. Isso é indispensável na hora da sua equipe ou organização concluir tarefas, incluindo a ordem em que o trabalho é concluído e as responsabilidades de diferentes funcionários.
Os dados que você coletar o ajudarão a planejar seu fluxograma de tarefas inicial. Se o seu objetivo é padronizar certos processos, identificar tarefas críticas do projeto ou localizar pontos fracos e gargalos, a visualização do seu fluxo de trabalho ajudará a dar aos seus planos um contexto mais amplo.
Visuais rápidos também ajudam todos os membros da equipe a entender não apenas o que estão fazendo, mas como se encaixam em um processo de negócios mais amplo, criando maiores níveis de coesão e colaboração entre departamentos.
Para criar o seu fluxograma, siga os passos abaixo:
1. Defina o processo a ser diagramado. Escreva o título na parte superior da superfície de trabalho;
2. Discuta e decida sobre os limites do seu processo: onde ou quando o processo começa? Onde ou quando termina? Discuta e decida o nível de detalhe a ser incluído no diagrama;
3. Faça um brainstorming das atividades que ocorrem. Escreva cada um em um cartão ou lembrete;
4. Organize as atividades em sequência adequada;
5. Quando todas as atividades estiverem incluídas e todos concordarem que a sequência está correta, desenhe setas para mostrar o fluxo do processo;
6. Revise o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo, como trabalhadores, supervisores, fornecedores, e clientes, para ver se eles concordam que o processo foi desenhado com precisão.
Como organizar as tarefas com permissões e usuários responsáveis por cada tarefa
Depois de executar seu fluxograma de tarefas e ajustar seus processos, revise tudo e, se necessário, repita o processo novamente, alguns meses ou anos, abaixo da linha para melhorar continuamente, conforme você avança.
Compartilhe com sua equipe e peça que contribuam com ideias e sugestões para tornar cada iteração do seu fluxo de trabalho o mais eficiente possível. Para que cada um possa participar do processo e torne tudo mais como um trabalho em equipe.
Afinal, cada um conhece seu trabalho, seus limites e suas capacidades.
Para facilitar as coisas, tente usar uma ferramenta de diagramação baseada em nuvem com a qual toda a equipe possa trabalhar simultaneamente. Quanto mais pessoas participarem do fluxograma e ajudarem a montá-lo, maior a sua chance de criar um processo sem falhas.
Benefícios dessa prática
Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta de visualizar vários progressos e sua sequência em um único documento. As partes interessadas em uma organização podem entender facilmente o fluxo de trabalho, enquanto descobrem qual etapa é desnecessária e qual progresso deve ser aprimorado.
Além disso, as equipes podem usar fluxogramas para substituir as reuniões. O simples esclarecimento dos progressos oferece um método fácil e visual para ajudar os membros da equipe a entender instantaneamente o que devem fazer passo a passo.
Os aumentos de eficiência também são um benefício significativo dos fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo e ajuda um designer a remover etapas desnecessárias de um processo, além de erros. Para isso, deve incluir apenas as etapas necessárias para atingir o terminal do processo.
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