Conhecer e acompanhar os indicadores de projeto é uma das melhores estratégias para alcançar resultados satisfatórios. Assim, suas tomadas de decisão tornam-se mais assertivas e pontuais, proporcionando a melhoria contínua durante todo o processo.
Mas, é preciso antes de tudo identificar quais métricas serão mais estratégicas para o seu projeto. Pensando nisso, listamos abaixo as principais categorias de indicadores de projetos, além dos tipos de índices mais comuns. Continue a leitura e veja como utilizá-los em sua gestão de projetos.
O que são indicadores de projetos e qual a sua importância?
Indicadores de projetos, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) são dados utilizados pela gestão para acompanhar o desempenho e resultados obtidos ao longo do projeto.
Portanto, com essas informações em mãos, o negócio tem maior embasamento para tomar decisões para aprimorar a execução das tarefas, o que pode ocorrer durante ou após o término do projeto.
Além disso, o uso de KPIs traz ainda benefícios como maior alinhamento da equipe com os objetivos do negócio, melhor uso dos recursos e maior assertividade no cumprimento dos prazos.
Categorias de indicadores de projetos
Há uma série de indicadores possíveis a serem analisados em um projeto. Em geral, eles são classificados de acordo com o seu propósito. Entre as categorias mais utilizadas estão:
- Indicadores operacionais;
- Indicadores de desempenho;
- Indicadores de efetividade;
- Indicadores de impacto.
Entenda melhor sobre cada um abaixo.
Indicadores operacionais
Estão relacionados à execução do projeto. Portanto, é tudo aquilo que envolve as atividades operacionais e recursos utilizados durante todo o processo produtivo.
Esses indicadores são importantes para avaliar a eficiência do projeto, ou seja, para entender se tudo está funcionando como esperado e, caso contrário, indica a necessidade de adaptação/mudança de rota
Por isso, os KPIs operacionais devem ser analisados diariamente, ao longo de toda a execução do projeto. Ferramentas de gestão como a Monday ajuda a facilitar o acompanhamento e geram insights mais ágeis para os gestores.
Indicadores de Desempenho
Esses indicadores ajudam na avaliação final do desempenho do projeto. Para que isso seja possível é feito análises daquilo que foi planejado em comparação com a execução.
Portanto, avalia-se se as metas estipuladas foram ou não cumpridas.
Leia também: Indicadores de desempenho: o que são, principais tipos e como usá-los
Indicadores de efetividade
São dados analisados após o término do projeto. Elas são utilizadas para avaliar se as metas propostas foram alcançadas ou não. Portanto, a pergunta é: “as ações que realizamos se mostraram eficientes para conquistar o que almejamos?”
Em geral, são avaliadas conquistas como aumento de faturamento, redução de custos e desperdícios, entre outras. Cabe à empresa decidir o que avaliar nesse caso.
Indicadores de impacto
São exemplos de KPI’s de impacto: nível de satisfação dos clientes, redução de custos, aumento da cartela de clientes. Em geral, eles necessitam de um prazo maior para serem percebidos após a finalização do projeto.
Aqui é avaliado o impacto do projeto a longo prazo, ou seja, mede-se os resultados alcançados após a sua conclusão. Sua principal função é, portanto, apontar se o objetivo central do projeto foi alcançado.
Neste caso, são estipulados prazos para essa medição, como por exemplo, dobrar a cartela de clientes em um ano.
5 principais tipos de indicadores de projetos
Agora vamos conhecer exemplos de indicadores de projeto que podem ser utilizados em seu negócio. Veja abaixo os cinco tipos mais comuns:
1. Valor Agregado (VA)
Essa é a métrica que vai indicar quanto do objetivo proposto no planejamento do projeto já foi atingido.
Para chegar ao resultado, é necessário dividir o total do escopo já realizado pelo percentual do que foi planejado.
Por exemplo, digamos que você precisa realizar a produção de 100 novas descrições de produtos e já foram realizadas 40 até então. O cálcula de VA será o seguinte:
40/100 x 100 = 40%
Portanto, 40% do projeto já foi concluído até o momento.
2. Índice de Desempenho de Custo (IDC)
Nesse KPI é analisado como o projeto está em relação ao orçamento pré-estabelecido durante o planejamento. Portanto, ele serve para avaliar se os gastos estão sendo utilizados de acordo com a estimativa de progresso do projeto.
Seu cálculo deve ser realizado a partir da divisão do valor agregado (VA) pelo custo realizado (CR). A leitura do ICD será feita da seguinte forma:
- Resultado igual a 1 significa que o projeto está dentro do planejado;
- Resultado maior que 1 significa que o projeto está gastando menos do que o estimado;
- Resultado menor que 1 significa que os gastos estão acima do planejado.
3. Índice de Desempenho de Prazo (IDP)
Esse KPI também é usado para medir como está o andamento do projeto em relação ao cronograma proposto. Seu resultado é obtido a partir da divisão entre o valor agregado (VA) das entregas, pelo valor planejado (VP) das entregas.
A leitura do desempenho do prazo é feita da seguinte maneira:
- Resultado igual a 1 significa que o prazo está de acordo com o planejado
- Resultado menor que 1 significa que o prazo está abaixo do planejado, portanto, as entregas estão atrasadas;
- Resultado maior que 1 significa que o prazo está acima do planejado, logo, as entregas estão sendo realizadas antes da data prevista.
4. Desvios de esforços
Nesse caso são avaliados os esforços previstos para a execução do projeto em comparação com os esforços executados até o momento. Portanto, ele serve para avaliar se a equipe está trabalhando abaixo ou acima da capacidade estimada.
O cálculo desse KPI é feito a partir da divisão das horas trabalhadas pelas horas planejadas.
5. Retorno sobre o investimento (ROI)
Esse KPI vai medir a eficiência financeira do projeto. Portanto, ele relaciona a quantia investida para a execução das tarefas com o retorno financeiro obtido com esse projeto em questão.
Para chegar ao resultado é realizado o seguinte cálculo:
Receita – Custo/Custo x 100
Por exemplo, digamos que a sua empresa teve R$10.000 de gastos com esse projeto e ele tenha gerado um retorno financeiro de R$100.000, logo, o seu ROI será de:
100.000 – 10.000/10.000 x 100 = 900% de ROI
