Mapeamento de processos: o que é, como fazer e principais ferramentas

mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma estratégia interessante para melhorar a eficiência no gerenciamento de projetos. Isso porque ele ajuda a padronizar procedimentos, além de identificar gargalos no dia a dia da empresa. 

Quer saber como realizar um mapa de processos do seu negócio e com isso otimizar a sua gestão? Continue lendo pois reunimos neste artigo algumas dicas importantes sobre o tema. 

O que é mapeamento de processos?

Mapear processos é o ato de descrever o passo a passo necessário para conclusão de uma determinada tarefa. Isso quer dizer tanto a identificação das atividades, quanto a determinação das ferramentas que integram o fluxo de trabalho. 

Para que uma empresa possa ser bem sucedida em seus projetos é importante que tudo seja muito bem planejado. Isto é, os processos precisam estar claros para todos, além de serem o mais objetivo possível. O ato de mapear processos ajudará exatamente nisso. 

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Qual é o objetivo do mapeamento de processos?

Como já explicitado anteriormente, os mapas de processos descrevem informações sobre os procedimentos de um negócio. Assim, eles tornam a visualização do todo mais objetiva, sendo mais claro identificar oportunidades de melhorias. 

Listamos abaixo algumas das principais vantagens obtidas com essa prática. Confira. 

Melhoria nos processos

Uma das premissas básicas do mapeamento de processos é a identificação de gargalos. Portanto, ao analisar e descrever como um procedimento está sendo realizado, torna-se mais fácil a observação de etapas que podem ser otimizadas. 

Padronização

Além da identificação de gaps, o mapeamento de processos ajuda na padronização dos procedimentos. Assim, a empresa se certifica de que todos da equipe sigam um mesmo fluxo de trabalho, um que tenha sido criado para desenvolvimento das atividades da melhor maneira possível. 

Delimitação de funções 

Além de explicitar as atividades, o mapeamento de processos também deve descrever os responsáveis por cada função. Dessa forma, todos da equipe entendem quais são os seus papéis dentro do projeto, proporcionando assim mais transparência para o processo. 

Estimativa de custos 

Outra etapa que fica explícita com a criação de mapas de processos é a estimativa de custos de um projeto. Isso porque essa prática vai trazer mais visibilidade para as entradas e saídas em todas as etapas, deixando mais fácil a identificação de desequilíbrios no custo-benefício. 

Dicas de como mapear processos

Agora é hora de colocar a mão na massa e realizar o seu mapeamento de processos. Mas afinal, por onde começar? Quais etapas são essenciais? 

Listamos algumas dicas que você precisa ter em mente para executar essa estratégia. Veja abaixo. 

Definir quais processos serão mapeados 

Uma empresa costuma ter vários processos em sua rotina. Logo, é preciso definir quais deles serão priorizados, isto é, quais são mais estratégicos para serem mapeados.  

Geralmente é indicado começar por procedimentos mais complexos e que influenciam mais diretamente nos resultados do negócio. É o caso de procedimentos como o de captação de clientes ou da execução de um lançamento, por exemplo. 

Monte o mapa do processo

Essa é a etapa mais importante do mapeamento de processos. Aqui devem ser descritas todas as atividades em ordem cronológica. 

A ideia é que seja criada uma representação gráfica desse processo, ou seja, um desenho da sequência de atividades que devem ser executadas até a conclusão do projeto. 

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Envolva toda a equipe 

É importante que todos os membros da equipe participem da criação do fluxograma do projeto. Afinal, são eles que vivenciam a rotina de trabalho e podem descrever com mais detalhes todas as etapas do processo. 

Automatize o processo

Uma dica interessante ao criar um mapa de processos é pensar na automação de algumas etapas. Procure avaliar quais ações se repetem na rotina de trabalho e procure meios de automatizá-las. 

Assim, você evita trabalhos repetitivos e manuais que tomam muito tempo da equipe, além de serem mais suscetíveis a erros. 

Com a Monday.com, por exemplo, é possível fazer automações de uma série de tarefas em poucos segundos, como para notificar o time sobre o deadline de projetos, informar a prioridade de tarefas, entre outras. 

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Monitoramento dos processos

O trabalho do gestor não chega ao fim após a conclusão do mapeamento de processos. Feito isso é importante ainda que seja feito um acompanhamento do fluxo de trabalho, de modo a certificar de que tudo está funcionando como programado. 

Por isso, fique atento aos indicadores de performance que indicam como está a eficiência e produtividade das ações. 

Leia mais sobre o assunto no texto “Indicadores de desempenho: o que são, principais tipos e como usá-los”

publicado em abril 20, 2022
por E-Dialog Agência
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