A matriz GUT é uma das metodologias mais eficientes na busca por uma rotina mais assertiva e estratégica. O conceito prega a definição de prioridades e, com isso, proporciona melhores tomadas de decisão no dia a dia do negócio.
Quer saber como aplicar a matriz de priorização na sua rotina? Continue lendo e fique por dentro de tudo sobre o assunto neste artigo.
O que é e para que serve a matriz GUT?
A matriz GUT, também conhecida como matriz de priorização, é utilizada como modo de definir a prioridade dos problemas e/ou planos de ação de um negócio.
Portanto, ela pode ser aplicada em diferentes contextos, como no planejamento estratégico, na gestão de processos, entre outros.
A classificação de prioridade será realizada de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (GUT) do problema/situação.
O método foi criado ainda nos anos 80, por Charles Kepner e Benjamin Tregoe e utilizado inicialmente na resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas. Na época, ele foi a solução para direcionamento dos recursos organizacionais, que eram limitados e precisavam ser aplicados de forma estratégica.
Como funciona a matriz GUT?
Para compreendermos o funcionamento da matriz de GUT, precisamos primeiramente entender o significado de cada uma das classificações do conceito. Afinal, é a partir delas que serão definidas as prioridades a serem seguidas.
Explicamos cada uma delas abaixo. Veja!
Gravidade (G)
A primeira classificação da matriz GUT corresponde à gravidade da situação. Isto é, diz respeito ao modo como esse problema pode afetar a organização em curto e longo prazo.
Portanto, ao analisar essa questão, você deve se perguntar quais serão as consequências da não realização dessa atividade.
Urgência (U)
A urgência diz respeito ao prazo disponível para execução do problema. Portanto, o que mais importa aqui é o tempo. Logo, quanto menor for o tempo, maior será a urgência desse problema.
Ao analisar esse ponto você deve se questionar principalmente quanto tempo esse problema pode esperar para ser solucionado ou quanto tempo tal ação pode aguardar para ser colocada em prática.
Tendência (T)
A tendência tem ligação com o potencial que o problema tem de crescer ao longo do tempo. Portanto, o intuito é prever se essa situação tem probabilidade de evoluir no curto a longo prazo.
O questionamento a se fazer aqui é: se o problema não for resolvido agora, ele pode piorar? Com qual intensidade?
Leia também: Gestão de Projetos: 10 dicas para fazer um bom gerenciamento
Entenda o sistema de pontuação
Agora que você já conhece as classificações da matriz de prioridade, é preciso entender o sistema de pontuação do conceito.
Cada um dos fatores apontados acima devem ser pontuados de 1 a 5, de acordo com o seguinte sistema:
Gravidade
1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave
Urgência
1. Pode esperar
2. Pouco urgente
3. Urgente, merece atenção no curto prazo
4. Muito urgente
5. Necessidade de ação imediata
Tendência
1. Não irá mudar
2. Irá piorar a longo prazo
3. Irá piorar a médio prazo
4. Irá piorar a curto prazo
5. Irá piorar rapidamente
Exemplo de matriz GUT
Para deixar ainda mais claro o modo de aplicação da matriz GUT, vamos apresentar um exemplo de como deve ser calculada a prioridade de seus problemas/ações.
Listamos abaixo alguns problemas que uma equipe de marketing possa estar lidando, juntamente com o cálculo da matriz GUT.
Portanto, no exemplo apresentado, entre os principais problemas detectados por essa equipe de marketing, aquele que tem maior grau de prioridade, segundo a classificação GUT, seria a baixa captação de leads. Logo, a empresa deve investir primeiro em planos de ação para esse problema e só depois focar nas outras questões.
Leia também: 5 dicas para um trabalho em equipe eficaz
Como aplicar a matriz guta na sua empresa?
Fizemos um passo a passo de como sua empresa pode aplicar o conceito de priorização em sua rotina. Veja.
Passo 1: elencando os problemas
Antes de tudo é preciso identificar quais são os principais problemas enfrentados pela equipe atualmente. O que mais está prejudicando os processos? Quais etapas podem ser otimizadas?
Não é interessante elencar uma lista muito grande de problemas. Busque focar naqueles que mais prejudicam o alcance dos objetivos atualmente.
Passo 2: listagem da Gravidade, Urgência e Tendência
Já com os problemas delimitados, é hora de entender qual o nível de gravidade, urgência e tendência de cada. Lembre-se do sistema de pontuação indicado acima.
Durante essa classificação, é interessante envolver toda a equipe no processo.
Afinal, essas pessoas lidam diariamente com essas situações e podem inclusive já ter passado por casos parecidos, logo, saberão melhor o que de fato é prioridade.
Passo 3: hora do cálculo
O passo 3 é simples. Após a classificação, você precisará calcular cada problema de acordo com os atributos da GUT. Serão priorizadas aquelas situações que obtiverem a maior pontuação, já que ela será mais grave, urgente e apresenta maior tendência para se tornar pior.
Passo 4: plano de ação!
Uma vez classificada a prioridade de seus problemas, é hora de colocar a mão na massa e propor ações para solucioná-los.
Nesse caso, é interessante contar com ferramentas que vão tornar a correção das ações mais objetivas e ágeis. Com a Monday, por exemplo, é possível acompanhar de perto todos os processos, status de todas as atividades e atualizações diárias.
Hospedada na nuvem, a ferramenta é moderna, intuitiva e prática. Ela centraliza todo o fluxo de trabalho de uma empresa em um só lugar, tornando a rotina muito mais ágil e simplificada.
Nós da Workise ajudamos sua equipe durante todo o processo de implantação da plataforma. Oferecemos configurações assistidas e treinamentos para que todos possam usufruir ao máximo todas as funcionalidades da Monday.
