O método kanban é uma das metodologias mais utilizadas no gerenciamento de projetos. Entre as principais vantagens de sua implementação destacam-se o aumento de produtividade, de foco e sua facilidade de aplicação.
Se você está pensando em introduzir o método em sua rotina de trabalho, esse texto é para você. Abaixo explicamos detalhadamente os fundamentos do kanban e ainda apontamos dicas de como iniciar essa implementação. Continue a leitura e tenha acesso às seguintes informações:
- O que significa Kanban?
- Etapas do método kanban
- Qual a diferença entre kanban e scrum?
- Princípios e práticas do Kanban: guia para implementar a metodologia
- Dica: implemente o kanban com a ajuda da Monday
O que significa Kanban?
A metodologia tem como princípio a utilização de um painel/quadro que permite a organização e visualização simplificada de todo o fluxo de trabalho.
Funciona da seguinte forma: devem ser utilizados post-its (físicos ou digitais) para a listagem das tarefas de acordo com o seu status de execução, que podem ser:
- Tarefas a serem realizadas (to-do);
- Atividades em execução (doing);
- Tarefas executadas (done).
Essas tarefas ficam dispostas em colunas e devem ser movidas de acordo com o seu status. Abaixo explicaremos melhor cada uma dessas etapas.
Dessa forma, o Kanban permite uma visão macro de todo o projeto, facilitando a organização das tarefas e proporcionando maior foco nas prioridades.
Etapas do método kanban
Em geral, você vai precisar apenas de cartões, colunas e listas e organização para implementar o kanban em seu negócio.
Entenda como funciona cada etapa desse processo:
1. Tarefas a serem realizadas
São todas as atividades que já estão liberadas para execução da equipe produtiva.
Ao ser incluída nesta etapa, a tarefa já deve estar designada a um membro ou grupo de pessoas específicas. Além disso, ela deve ter um prazo de entrega definido, assim como orientações detalhadas para direcionar a sua execução.
2. Atividades em andamento
A tarefa deve ser movida para esta etapa no momento em que a pessoa/grupo inicia a sua produção. Assim, todo o restante da equipe consegue acompanhar quais atividades estão sendo realizadas por cada membro.
3. Tarefas executadas
Assim que finalizada, a atividade deve ser movida para essa coluna. Neste momento, o líder pode revisá-la e em seguida dar sequência ao fluxo de trabalho.
Qual a diferença entre kanban e scrum?
As metodologias kanban e scrum têm os mesmos objetivos: promover maior agilidade e organização para o fluxo de trabalho. Contudo, elas se diferenciam em sua forma de aplicação e estrutura.
- Scrum: Divide o projeto em pequenos ciclos de atividade, conhecidos como Sprint, e possuem um período predefinido para sua execução. A metodologia prevê ainda reuniões entre a equipe para o compartilhamento das atividades e feedback do andamento das atividades, trazendo assim mais transparência para o processo.
- Kanban: É uma metodologia utilizada para visualização do fluxo de trabalho. Através do uso de cartões e colunas, ela mantém as atividades organizadas, melhorando a eficiência e deixando todos cientes da evolução do projeto.
Portanto, o Scrum é uma metodologia que propõe mudanças na forma de gerenciar os projetos, logo, os processos da empresa precisam se adaptar a este formato.
No caso do Kanban, não é necessário mudar os procedimentos internos. A empresa precisará apenas rever a forma como os acompanha e organiza.
Princípios e práticas do Kanban: guia para implementar a metodologia
David J. Anderson foi quem criou o método kanban como conhecemos atualmente. Ele adaptou a metodologia a partir de um modelo de trabalho utilizado pela Toyota nos anos 40.
Naquela época, o objetivo do kanban era proporcionar um melhor controle do estoque de materiais, promovendo um fluxo mais organizado entre almoxarifado e produção.
Anderson manteve o princípio, mas adaptou o método para execução de tarefas em projetos de fora do setor industrial. Pensando nisso, ele criou quatro princípios e seis práticas que devem ser utilizadas como guia para implementação da metodologia.
Princípios do kanban
1. Começar com o que já é conhecido
Como ressaltado acima, para implementar o kanban não é necessário modificar processos nem fluxos de trabalho já existentes. A ideia é apenas trazer mais organização para a rotina.
Portanto, não será preciso fazer grandes mudanças. Apenas inicie o seu uso e, a partir de sua implementação, você começará a ver quais são os gaps que podem ser resolvidos em seu fluxo de trabalho.
2. Busca por mudanças contínuas e incrementais
O método prega pela melhoria contínua, porém, estas devem ser realizadas de forma gradativa e incremental. Assim, evita-se resistências por parte da equipe, o que facilita a adaptação e melhora as chances de sucesso.
3. Respeitar a estrutura atual
O método afirma que a estrutura da empresa deve ser respeitada, ou seja, seus processos, funções e responsabilidades. Isso não quer dizer que as mudanças não podem ocorrer, porém, o objetivo de sua implementação não é esse.
O kanban visa a organização da rotina e grandes alterações podem prejudicar essa adaptação. Por isso, ao implementá-lo vá percebendo se há pontos que precisam de ajustes e, quando necessário, se planeje adequadamente para propor essas otimizações.
4. Incentive a liderança em todos os níveis
O acompanhamento das atividades através do método kanban também tem o objetivo de promover o empoderamento dos membros da equipe. Isso faz com que cada um possa refletir sobre as suas entregas e avaliar pontos de seu desempenho diário que podem ser otimizados.
Por isso, é recomendado que a liderança puxe essa visão crítica de cada pessoa acerca desse fluxo de trabalho. Dessa forma, todos passam a se sentir mais empoderados para propor melhorias no processo.
– Leia também: Mensuração de resultados: confira como fazer de forma correta e assertiva
Principais práticas do método
Para que as empresas sejam bem-sucedidas na implementação do kanban, David Anderson definiu algumas práticas fundamentais. São elas:
1. Visualização do fluxo de trabalho
Tudo começa pela visualização das demandas de trabalho e seu status. É importante, portanto, que toda a equipe tenha acesso aos quadros com o kanban e façam a mudança de status em tempo real.
2. Limite do trabalho em progresso
É importante que haja foco nas atividades que estão em produção. Portanto, deve-se evitar a atribuição de tarefas simultâneas, o que pode levar a erros, além de perda da qualidade na execução.
Logo, o gestor deve acompanhar o quadro kanban e avaliar se há um número manejável de tarefas por membro.
3. Gerenciamento do fluxo de tarefas
Além de organizar o fluxo de trabalho, o kanban também vai evidenciar possíveis falhas. Por isso, é muito importante que seja feito um acompanhamento desse processo, de modo que seja possível destacar pontos a serem melhorados na rotina de trabalho.
Há pessoas sobrecarregadas? Existem atividades que estão demandando tempo além do normal?
Essa análise vai ajudar a identificar necessidades, como por exemplo, de contratação de mais talentos ou de novos recursos tecnológicos.
– Leia também: Como delegar tarefas? 5 passos para um trabalho efetivo
4. Ter políticas de processo explícitas
Antes de implementar o kanban, é preciso deixar claro para toda a equipe como se dá o seu funcionamento, assim como explicitar o seu objetivo. Assim, você mantém a equipe alinhada e engajada com essa nova metodologia.
5. Incentivar feedbacks
No momento que seu negócio implementa o kanban e o acompanhamento é iniciado, é comum que as pessoas percebam certos gaps. Logo, é importante que seja incentivado o feedback para indicação desses pontos de melhoria.
Por isso, é recomendado que sejam realizadas reuniões frequentes com todos envolvidos com a metodologia. Esses encontros podem ter pautas como:
- Report sobre as atividades previstas, executadas e finalizadas;
- Encontro para entrega do projeto;
- Análise do fluxo de trabalho atual.
6. Melhore de forma colaborativa
O método kanban promove um desenvolvimento evolutivo, ou seja, com mudanças pequenas e graduais. A melhor forma de atingir esse objetivo é através da colaboração de toda a equipe.
Por isso, cabe ao gestor incentivar que todos compartilhem experiências e sugestões de melhoria frequentemente.
– Leia também: Trabalho em equipe: 7 dicas para incentivar a prática na sua empresa
Dica: implemente o kanban com a ajuda da Monday
Como já mencionado anteriormente, o kanban pode ser implementado de forma online ou física. Porém, o quadro físico pode dificultar o gerenciamento simultâneo entre todos os membros da equipe.
A melhor solução é, portanto, utilizar a visualização online dos quadros, recurso disponibilizado pela monday.com. Assim, é possível criar vários quadros ao mesmo tempo, que podem ser compartilhados e gerenciados por todos com facilidade e agilidade.
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