Kanban: o que é e como utilizar esse método de gestão de projetos

método kanban

O método kanban é uma das metodologias mais utilizadas no gerenciamento de projetos. Entre as principais vantagens de sua implementação destacam-se o aumento de produtividade, de foco e sua facilidade de aplicação. 

Se você está pensando em introduzir o método em sua rotina de trabalho, esse texto é para você. Abaixo explicamos detalhadamente os fundamentos do kanban e ainda apontamos dicas de como iniciar essa implementação. Continue a leitura e tenha acesso às seguintes informações:

  •  O que significa Kanban?
  • Etapas do método kanban 
  • Qual a diferença entre kanban e scrum?
  • Princípios e práticas do Kanban: guia para implementar a metodologia 
  • Dica: implemente o kanban com a ajuda da Monday 

O que significa Kanban?

A metodologia tem como princípio a utilização de um painel/quadro que permite a organização e visualização simplificada de todo o fluxo de trabalho

Funciona da seguinte forma: devem ser utilizados post-its (físicos ou digitais) para a listagem das tarefas de acordo com o seu status de execução, que podem ser: 

  • Tarefas a serem realizadas (to-do);
  • Atividades em execução (doing);
  • Tarefas executadas (done).

Essas tarefas ficam dispostas em colunas e devem ser movidas de acordo com o seu status. Abaixo explicaremos melhor cada uma dessas etapas. 

Dessa forma, o Kanban permite uma visão macro de todo o projeto, facilitando a organização das tarefas e proporcionando maior foco nas prioridades. 

Etapas do método kanban 

Em geral, você vai precisar apenas de cartões, colunas e listas e organização para implementar o kanban em seu negócio. 

Entenda como funciona cada etapa desse processo: 

1. Tarefas a serem realizadas

São todas as atividades que já estão liberadas para execução da equipe produtiva. 

Ao ser incluída nesta etapa, a tarefa já deve estar designada a um membro ou grupo de pessoas específicas. Além disso, ela deve ter um prazo de entrega definido, assim como orientações detalhadas para direcionar a sua execução. 

2. Atividades em andamento

A tarefa deve ser movida para esta etapa no momento em que a pessoa/grupo inicia a sua produção. Assim, todo o restante da equipe consegue acompanhar quais atividades estão sendo realizadas por cada membro. 

3. Tarefas executadas

Assim que finalizada, a atividade deve ser movida para essa coluna. Neste momento, o líder pode revisá-la e em seguida dar sequência ao fluxo de trabalho. 

Qual a diferença entre kanban e scrum?

As metodologias kanban e scrum têm os mesmos objetivos: promover maior agilidade e organização para o fluxo de trabalho. Contudo, elas se diferenciam em sua forma de aplicação e estrutura. 

  • Scrum: Divide o projeto em pequenos ciclos de atividade, conhecidos como Sprint, e possuem um período predefinido para sua execução. A metodologia prevê ainda reuniões entre a equipe para o compartilhamento das atividades e feedback do andamento das atividades, trazendo assim mais transparência para o processo. 
  • Kanban: É uma metodologia utilizada para visualização do fluxo de trabalho. Através do uso de cartões e colunas, ela mantém as atividades organizadas, melhorando a eficiência e deixando todos cientes da evolução do projeto. 

Portanto, o Scrum é uma metodologia que propõe mudanças na forma de gerenciar os projetos, logo, os processos da empresa precisam se adaptar a este formato. 

No caso do Kanban, não é necessário mudar os procedimentos internos. A empresa precisará apenas rever a forma como os acompanha e organiza. 

Princípios e práticas do Kanban: guia para implementar a metodologia 

David J. Anderson foi quem criou o método kanban como conhecemos atualmente. Ele adaptou a metodologia a partir de um modelo de trabalho utilizado pela Toyota nos anos 40. 

Naquela época, o objetivo do kanban era proporcionar um melhor controle do estoque de materiais, promovendo um fluxo mais organizado entre almoxarifado e produção.

Anderson manteve o princípio, mas adaptou o método para execução de tarefas em projetos de fora do setor industrial. Pensando nisso, ele criou quatro princípios e seis práticas que devem ser utilizadas como guia para implementação da metodologia. 

Princípios do kanban 

1. Começar com o que já é conhecido

Como ressaltado acima, para implementar o kanban não é necessário modificar processos nem fluxos de trabalho já existentes. A ideia é apenas trazer mais organização para a rotina. 

Portanto, não será preciso fazer grandes mudanças. Apenas inicie o seu uso e, a partir de sua implementação, você começará a ver quais são os gaps que podem ser resolvidos em seu fluxo de trabalho. 

2. Busca por mudanças contínuas e incrementais 

O método prega pela melhoria contínua, porém, estas devem ser realizadas de forma gradativa e incremental. Assim, evita-se resistências por parte da equipe, o que facilita a adaptação e melhora as chances de sucesso. 

3. Respeitar a estrutura atual

O método afirma que a estrutura da empresa deve ser respeitada, ou seja, seus processos, funções e responsabilidades. Isso não quer dizer que as mudanças não podem ocorrer, porém, o objetivo de sua implementação não é esse. 

O kanban visa a organização da rotina e grandes alterações podem prejudicar essa adaptação. Por isso, ao implementá-lo vá percebendo se há pontos que precisam de ajustes e, quando necessário, se planeje adequadamente para propor essas otimizações. 

4. Incentive a liderança em todos os níveis

O acompanhamento das atividades através do método kanban também tem o objetivo de promover o empoderamento dos membros da equipe. Isso faz com que cada um possa refletir sobre as suas entregas e avaliar pontos de seu desempenho diário que podem ser otimizados. 

Por isso, é recomendado que a liderança puxe essa visão crítica de cada pessoa acerca desse fluxo de trabalho. Dessa forma, todos passam a se sentir mais empoderados para propor melhorias no processo.

Leia também: Mensuração de resultados: confira como fazer de forma correta e assertiva

Principais práticas do método

Para que as empresas sejam bem-sucedidas na implementação do kanban, David Anderson definiu algumas práticas fundamentais. São elas: 

1. Visualização do fluxo de trabalho

Tudo começa pela visualização das demandas de trabalho e seu status. É importante, portanto, que toda a equipe tenha acesso aos quadros com o kanban e façam a mudança de status em tempo real. 

2. Limite do trabalho em progresso 

É importante que haja foco nas atividades que estão em produção. Portanto, deve-se evitar a atribuição de tarefas simultâneas, o que pode levar a erros, além de perda da qualidade na execução. 

Logo, o gestor deve acompanhar o quadro kanban e avaliar se há um número manejável de tarefas por membro. 

3. Gerenciamento do fluxo de tarefas

Além de organizar o fluxo de trabalho, o kanban também vai evidenciar possíveis falhas. Por isso, é muito importante que seja feito um acompanhamento desse processo, de modo que seja possível destacar pontos a serem melhorados na rotina de trabalho. 

Há pessoas sobrecarregadas? Existem atividades que estão demandando tempo além do normal? 

Essa análise vai ajudar a identificar necessidades, como por exemplo, de contratação de mais talentos ou de novos recursos tecnológicos. 

Leia também: Como delegar tarefas? 5 passos para um trabalho efetivo

4. Ter políticas de processo explícitas

Antes de implementar o kanban, é preciso deixar claro para toda a equipe como se dá o seu funcionamento, assim como explicitar o seu objetivo. Assim, você mantém a equipe alinhada e engajada com essa nova metodologia.  

5. Incentivar feedbacks

No momento que seu negócio implementa o kanban e o acompanhamento é iniciado, é comum que as pessoas percebam certos gaps. Logo, é importante que seja incentivado o feedback para indicação desses pontos de melhoria. 

Por isso, é recomendado que sejam realizadas reuniões frequentes com todos envolvidos com a metodologia. Esses encontros podem ter pautas como: 

  • Report sobre as atividades previstas, executadas e finalizadas; 
  • Encontro para entrega do projeto; 
  • Análise do fluxo de trabalho atual. 

6. Melhore de forma colaborativa

O método kanban promove um desenvolvimento evolutivo, ou seja, com mudanças pequenas e graduais. A melhor forma de atingir esse objetivo é através da colaboração de toda a equipe.

Por isso, cabe ao gestor incentivar que todos compartilhem experiências e sugestões de melhoria frequentemente. 

– Leia também: Trabalho em equipe: 7 dicas para incentivar a prática na sua empresa

Dica: implemente o kanban com a ajuda da Monday 

Como já mencionado anteriormente, o kanban pode ser implementado de forma online ou física. Porém, o quadro físico pode dificultar o gerenciamento simultâneo entre todos os membros da equipe. 

A melhor solução é, portanto, utilizar a visualização online dos quadros, recurso disponibilizado pela monday.com. Assim, é possível criar vários quadros ao mesmo tempo, que podem ser compartilhados e gerenciados por todos com facilidade e agilidade. 

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publicado em fevereiro 25, 2022
por E-Dialog Agência
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