Ter uma visão macro de todos os projetos que devem ser desenvolvidos na sua empresa ou organização é essencial para garantir entregas dentro do prazo. Pensando nisso, você sabe o que analisar na escolha de um gerenciador de tarefas?
De forma bem resumida, os pontos, ou melhor, as perguntas que você tem que responder na hora de escolher um gerenciador de projetos são:
- Sua equipe precisa de um gerenciador de tarefas pago?
- Quais funcionalidades sua empresa busca neste gerenciador de projetos?
- O valor do plano mensal cobrado pelo gerenciador está dentro do seu orçamento?
- A ferramenta de gestão é fácil de usar?
- Qual a avaliação dos usuários do gerenciador de tarefas?
- Você consegue testar gratuitamente a ferramenta antes da contratação?
- Como funciona a integração do gerenciador de projetos com outros aplicativos?
Vale ressaltar que ao usar um gerenciador de tarefas a conclusão de trabalhos no deadline estipulado faz o seu negócio conquistar não só a satisfação do cliente – afinal, quem não gosta de contar com o serviço ou produto na data combinada? 🙃 – como também ter organização interna do fluxo de demandas, produtividade na equipe e bem-estar entre os colaboradores.
Isso porque ao contar com um time que sabe muito bem o que tem que desenvolver e qual o tempo para a sua realização é muito mais fácil identificar quais pessoas e setores do staff precisam de uma atenção especial.
Como avaliar cada um dos tópicos de escolha do gerenciador de tarefas?
1. Sua equipe precisa de um gerenciador de tarefas pago?
Você com certeza já ouviu falar em gerenciadores de projetos gratuitos, não é mesmo? Bastante utilizados no mercado, esses programas contam com versões grátis limitadas a pequenas equipes ou com menos recursos disponíveis.
A necessidade de contar com um gerenciador de tarefas pago aparece à medida que sua empresa tem mais funcionários do que o limite estipulado pelos gerenciadores grátis e, também, quando os recursos inclusos nas versões pagas das ferramentas de gestão são essenciais para o dia a dia do seu negócio.
Se a sua equipe é pequena – entre 1 e 14 colaboradores – apostar em um gerenciador de tarefas gratuito pode perfeitamente dar “conta do recado”.
Ao contar com times de trabalho formados por 15 ou mais colaboradores, aí se vê a necessidade de investir em um gerenciador de projetos pago. Aqui na Workise, nós recomendamos o investimento na Monday principalmente para empresas que tenham, no mínimo, essa quantidade de colaboradores.
2. Quais funcionalidades sua empresa busca neste gerenciador de projetos?
Visualização de todos os projetos em uma única tela, criação de quadros de tarefas ilimitados e produção de gráficos. Esses são alguns exemplos de funcionalidades que podem ser essenciais para o gerenciamento de jobs na rotina de trabalho.
Para determinar quais as funções primordiais ao dia a dia da sua empresa, vale conversar com os colaboradores e – juntamente com eles – traçar a lista de atributos que a ferramenta de gestão perfeita para o seu negócio deve oferecer. A Monday, por exemplo, oferece liberdade de customização para as mais diversas necessidades e realidades. Apenas para ter uma ideia, a ferramenta de gestão é utilizada por empresas de mais de 200 áreas de atuação, contabilizando uso em mais de 100 mil times espalhados pelo mundo. Ou seja, ela realmente se adapta às necessidades das organizações.
3. O valor do plano mensal cobrado pelo gerenciador está dentro do seu orçamento?
Essa questão só você pode responder, ou o seu departamento financeiro e contábil. Porém, para analisar esse ponto é determinante levar em consideração o custo-benefício que a ferramenta de gestão de tarefas levará à sua empresa.
O importante é que os projetos que entrem em desenvolvimento sejam bem acompanhados pelos colaboradores do seu negócio. Também vale ressaltar que empresas pequenas conseguem gerir seus projetos com gerenciadores gratuitos, porém, se você quiser mais controle e efetividade em grandes equipes é necessário investir em um gerenciador pago. O tempo otimizado com uma ferramenta paga é entre 20% e 75% (segundo relatos de usuários da Monday no mundo), o que gera para o negócios um melhor ROI (Retorno sobre o investimento).
Como a única parceira da Monday.com no Brasil que oferece pacotes completos de soluções, nós temos condições especiais para implantação da ferramenta.
4. A ferramenta de gestão é fácil de usar?
A dica aqui é optar por ferramentas de gerenciamento que sejam intuitivas, ofereçam tutoriais e vídeos explicativos. De nada vai adiantar a contratação de um gerenciador de projetos se não for assim. Contratando a Monday com a Workise você possui apoio prioritário desde a implementação, desta forma, sua equipe conta com a inteligência estratégica e profissionais que vão acelerar e otimizar seus projetos.
Uma ferramenta que não ofereça suporte para uso e seja difícil de mexer, ao invés de instigar os colaboradores a utilizá-la, irá afastar o time, dificultando mais o processo, tornando-o complicado e cansativo. Justamente o oposto do objetivo que é transformar o dia a dia no trabalho em processos mais simples, funcionais e produtivos.
No nosso caso, como parceiro da Monday, não podemos deixar de mencionar que:
✓ Fazemos implantação assistida da ferramenta;
✓ Oferecemos todo o suporte e treinamento necessário;
✓ Suporte para ajustar e configurar o sistema operacional de acordo com cada necessidade.
Outro ponto que deve ser abordado é a grande quantidade de tutorias e vídeos da Monday no youtube contendo o passo a passo de suas funcionalidades.
5. Qual a avaliação dos usuários do gerenciador de tarefas?
Conversar com amigos e conhecidos sobre os processos de gerenciamento de tarefas é uma boa recomendação para investir na plataforma ideal.
Saber se algum deles utiliza a ferramenta de gestão que você pensa em investir pode te ajudar a entender – de alguém que você confia – como o gerenciador ajudou a melhorar o desenvolvimento do trabalho no dia a dia.
Além de ouvir a opinião de pessoas conhecidas, você pode consultar as avaliações da ferramenta disponíveis na internet. A exemplo da Monday, algumas das avaliações que coletamos na Google Play Store são:
6. Você consegue testar gratuitamente a ferramenta antes da contratação?
Nada como aprender na prática, não é mesmo? É por esse motivo que você deve testar a ferramenta antes de tomar a decisão do gerenciador de tarefas ideal para o seu negócio.
Com a gente aqui da Workise, você tem teste grátis de 14 dias de todas as funcionalidades da Monday. Nesse período, você pode observar como o seu time vai se comportar com o uso do sistema operacional e colher as opiniões dos colaboradores.
7. Como funciona a integração do gerenciador de projetos com outros aplicativos?
Esse é um item importantíssimo na hora de escolher o gerenciador de tarefas certo para a sua rotina. Afinal, toda a sua equipe já deve utilizar outros aplicativos no dia a dia. A Monday se integra rapidamente com as seguintes ferramentas:
Gostou das dicas? Que tal começar testando a Monday.com gratuitamente com a gente? Clique aqui e inicie o seu período de teste. Ou mande uma mensagem pra gente e saiba mais sobre a ferramenta.