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Produtividade

Os 5 segredos Monday para gerenciar projetos de sucesso

19 de abril 5 min. de leitura

Em um webinar inédito no Brasil, a Monday contou quais são os 5 segredos para gerenciar projetos de sucesso, mostrou seu próprio roadmap de tarefas e apresentou o case da Portobello, líder brasileira de revestimentos.

Esse foi o primeiro evento falado em português realizado pela Monday  no país. Durante a conversa, Brunno Santos, diretor de canais da poderosa Work Os, explicou como obter sucesso no gerenciamento de projetos ao usar a ferramenta. 

  1. Formulários para agilizar processo
  2. Automações que aumentam a produtividade
  3. Quadros que consolidam informações em tempo real
  4. Distintas estruturas para atualizações
  5. Visualizações de alto nível
  6. O roadmap de PMO da Monday
  7. O novo gráfico de gantt
  8. Linha de base para monitoramento
  9. Suporte a carga de trabalho do time
  10. Critical Path
  11. Portobello e a Monday
  12. Os serviços Workise para o uso da Monday

Veja a seguir, os 5 segredos da Monday para gerenciar projetos de sucesso apresentados por Brunno

1. Formulários para agilizar o processo

Dentro da Monday, há uma parte chamada “Formulário”. Com ela, é possível preencher cada projeto com suas informações essenciais e compartilhar não só com a equipe interna, como também com pessoas de fora da organização. A partir do momento que qualquer colaborador preenche os dados desse formulário, ele vira um item dentro do quadro da Monday para gerenciamento. Assim, as informações recebidas no preenchimento do formulário ajudam a revisar escopo, orçamento e cronograma do projeto. Uma maneira fácil de visualizar e controlar todos os projetos que precisam de controle e planejamento dentro da organização.

2. Automações que aumentam a produtividade

Dentro da Monday há uma camada de automação simples e prática. Com apenas quatro cliques é possível automatizar tarefas e processos para notificar o time sobre o deadline de projetos, informar a prioridade de tarefas que devem ser executadas e mais. Assim, ao invés de consumir tempo manualmente para executar estes processos, basta recorrer às automações para aumentar a produtividade.

3. Quadros que consolidam informações em tempo real

Os quadros da Monday ajudam a consolidar informações e gerar atenção para os dados mais relevantes de cada momento. De maneira intuitiva e flexível, a ferramenta ajuda a compilar o histórico e as atualizações do desenvolvimento de projetos para tomar decisões mais facilmente. 

4. Distintas estruturas para atualizações

Seja no modelo Gantt (que mostra de forma dinâmica o cumprimento dos prazos) ou na versão de carga de trabalho (para conferir quais recursos estão com mais ou menos tarefas) a Monday tem a estrutura ideal para o gerenciamento de qualquer projeto. Sendo assim, basta escolher a maneira que melhor atende às necessidades de uso.

5. Visualizações de alto nível

O painel é mais um recurso da Monday que fornece visualizações de alto nível para a gestão de projetos. Com três cliques para escolher as informações que precisa verificar, o painel é atualizado na hora e fornece os dados necessários para análise. Itens como “o que foi planejado para o projeto x o que de fato aconteceu”, o “consumo orçamentário registrado” com a evolução do trabalho, além de “indicadores de desempenho” estão entre as opções de filtro para compor o relatório. Uma grande funcionalidade aliada para apresentação em reuniões de trabalho.

6. O roadmap de PMO da Monday

As funcionalidades Monday que facilitam o acompanhamento da evolução do trabalho. 

7. O novo gráfico de gantt

Com o novo gráfico gantt é possível acompanhar até 5 definições de tempo: tarefas por dias, semanas, meses, trimestres e anos. O acompanhamento de projetos mais longo também está garantido com o recurso de visualização de tarefas, que possibilita acompanhar até os próximos 20 anos de cada projeto. 

8. Linha de base para monitoramento

A funcionalidade, que tem previsão de lançamento para o segundo semestre de 2021, ajuda a monitorar e comparar o progresso planejado de cada projeto x a evolução real de trabalho. Assim, é possível acompanhar o andamento das tarefas e saber, de forma antecipada, se o projeto será entregue dentro do previsto inicialmente.

9. Suporte a carga de trabalho do time

Visualização do período exato de férias de cada colaborador e informação atualizada de como a evolução de trabalho deve ocorrer para cumprir com deadline estipulado para o projeto.

Na imagem abaixo, o funcionário em férias está representado pela bolinha vermelha.

10. Critical Path

A visualização do caminho crítico de trabalho é outro recurso que estará disponível na Monday no segundo semestre de 2021. O intuito é fornecer mais uma forma de evidenciar se a entrega de cada projeto ocorrerá conforme o planejado em seu começo.

11. Portobello e a Monday

Em janeiro de 2020, a Portobello implantou a Monday para 200 colaboradores internos e, após o uso da ferramenta, atingiu resultados expressivos. 

No Webinar com a Monday, Carmen Trombotto, Gerente de Projeto do grupo, contou como a Work Os tem contribuído para a gestão interna. Segundo ela, desde a gestão de projetos, passando pelo acompanhamento do portfólio e de recursos até chegar a organização financeira são administrados via Monday.

“A ferramenta é ótima, todo dia eu descubro uma novidade bastante intuitiva para usar”, pontuou a profissional. 

Com a escolha pela Monday, a Portobello tem cumprido sua estratégia de estabelecer um padrão para a metodologia de trabalho, informar de maneira fácil todos os envolvidos no dia a dia de produção e contar com escalabilidade na execução de projetos.

12. Os serviços Workise para o uso da Monday

Composta por uma equipe 100% dedicada para educar sobre o uso da Monday, a Workise oferece os serviços de:

✓ Implantação assistida;

Para ensinar a realizar configurações Monday.com com segurança e da forma correta.

✓ Treinamento;

Liderado por um especialista na ferramenta para apresentar um overview da Monday e cada uma de suas funcionalidades.

✓ Suporte para ajustar e configurar

O sistema operacional da Monday é ajustado de acordo com cada necessidade.
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