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Termo de abertura de projeto (TAP): o que é e como fazer?

Dar início a um novo projeto ou iniciativa pode ser empolgante. Mas e a etapa anterior em que é preciso obter a aprovação? O termo de abertura de projeto é o primeiro passo para iniciar o seu negócio e fazer um levantamento de suas informações para avaliar sua viabilidade. 

Esse é um dos documentos que faz parte de todo o ciclo de vida de um plano. É como se fosse a identidade do projeto, o que vai credenciá-lo a existir e anunciar sua existência formalmente dentro da organização. 

Pensando na importância desse termo, ou TAP, como também é conhecido, elaboramos esse texto com informações importantes para você não errar na hora de fazer um. 

O que é termo de abertura de projeto?

Como o nome já diz, é aquele documento que formaliza o início do projeto, que formaliza a aprovação, ou seja, que abre o processo de desenvolvimento de um planejamnto que surge a partir de alguma necessidade da empresa.

Um Termo de abertura de projeto é apenas um dos muitos materiais de planejamento que se pode criar. Deve constar no termo de abertura de projeto:

  • Título do projeto;
  • Gerente de projeto responsável;
  • Justificativa do projeto;
  • Objetivos e metas do projeto;
  • Descrição do projeto;
  • Premissas do projeto;
  • Restrições do projeto;
  • Principais stakeholders do projeto;
  • Riscos do projeto;
  • Marcos do projeto;
  • Custo e prazo estimados.

Para que serve o TAP?

Existem diversas ferramentas de planejamento de projeto, e um termo de abertura nem sempre será a opção mais adequada. Porém o TAP pode ser útil para apresentar e obter a aprovação de um projeto por dar aos participantes uma noção clara dos principais objetivos, do escopo e das responsabilidades do mesmo. 

Também é no termo de abertura que nomeamos o gerente. Para que isso aconteça, é fundamental que o gerente seja nomeado pelos patrocinadores do projeto, garantindo quem é o responsável pela execução das atividades e que terá autoridade sobre elas.

Uma maneira de evitar o retrabalho é elaborando um termo de abertura do projeto que considere todos os requisitos exigidos pelos stakeholders de forma clara e precisa. Assim, não haverá pretexto para questionamentos ao final das entregas e nem para a refacção das atividades. 

Como fazer um TAP? 

Não há uma receita pronta que deva ser seguida para montar o termo de abertura do projeto, tudo depende do contexto da organização e do tipo de plano que será realizado.

Vamos citar item a item para ser trabalhado para que você tenha um modelo de termo de abertura de projeto que poderá ajudar a entender melhor a importância desta tarefa no início do ciclo de vida do seu planejamento. São eles: 

Justificativa do termo de abertura de projeto

É importante ter em mente o porquê de ser feito e quais os problemas existentes o justificam. Para dar início ao termo de abertura do projeto, compartilhe os objetivos e sua finalidade com a equipe.

Nesta seção, deve-se descrever a importância do projeto e quais são os principais objetivos a serem alcançados ao final. É fundamental que a finalidade do planejamento mostre claramente porquê é importante desenvolvê-lo e como contribuirá para os objetivos da empresa.

Trace objetivos

É preciso ter em mente um objetivo claro. Pergunte-se: o que é pretendido se obter com esse termo? Dê preferência para escrever em forma SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Realista em um Tempo). 

Podemos citar como exemplo: “Aumentar o faturamento em 10%, no prazo de 6 meses após a implantação.” Onde o objetivo é específico (aumentar o faturamento), é mensurável (em 10%) e é realista em tempo (em 6 meses após a implantação).

Tenha um bom escopo

Um dos principais elementos do termo de abertura do seu projeto consiste no escopo. A declaração de escopo define claramente o que faz e o que não faz parte do projeto. 

Ao elaborar um escopo, você estabelece os limites e, sobretudo, determina o que não será feito durante o cronograma do projeto. Durante o processo de elaboração do seu termo, o aspecto mais importante da definição do escopo é descrever o orçamento ideal do projeto.

Lembre-se de que o termo de abertura será usado para apresentar este projeto aos interessados, portanto, é necessário mostrar nitidamente qual é o orçamento e como será empregado.

Colete informações

Você pode coletar informações de diferentes formas, uma delas é por brainstorming, que consiste em uma sessão de criação de ideias em grupo. O objetivo desse método é gerar uma grande lista de ideias que serão, posteriormente, analisadas, aprovadas ou rejeitadas. 

Outra excelente forma seria um grupo de discussão, que são oportunidades para reunir seus especialistas com o objetivo de compartilhar informações sobre os riscos, critérios de sucesso e demais fatores do planejamento do projeto.

Defina os participantes do projeto

Na última seção do termo de abertura de projeto, deve-se explicar quem fará parte. Isto inclui os principais participantes, os participantes de nível executivo, os patrocinadores e a equipe de projeto geral. 

Se ainda não o fez, crie um plano de gestão de recursos sucinto para exemplificar como os diversos recursos serão alocados durante o projeto.

Escolha um suporte adequado para o TAP

Com a facilidade de acesso às tecnologias, hoje temos várias formas de criar e acessar documentos.

Mesmo assim, nossa sugestão é que você considere a possibilidade de fazer o seu termo de abertura do projeto em um software de gerenciamento de projetos. A Monday pode ajudar nessa documentação, facilitando o gerenciamento desde o planejamento até a entrega.

A Workise ajuda na implantação e treinamentos da ferramenta. Entre em contato e saiba mais! 

publicado em novembro 29, 2021
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