Nenhuma empresa funciona sem processo interno. É por isso que o gerenciamento de projetos é tão importante e necessário. Dessa forma, escolher um método de gestão de tarefas para o dia a dia dos negócios é essencial pra fazer o trabalho acontecer.
Há muitas formas, métodos e recursos de se garantir a organização e o desenvolvimento de processos, tantas, mas tantas mesmo, que selecionamos aqui 10 técnicas para gerir tarefas e projetos.
Veja nossa lista a seguir, entenda cada uma das maneiras de se aplicar a gestão de tarefas no seu trabalho e escolha o método que mais se encaixa às suas necessidades.
- Método ágil – Scrum
- Kanban
- Diagrama de Ishikawa/Espinha de Peixe
- Gráfico de Gantt
- Seis Sigma
- Tela do modelo do projeto
- XP – Extreme Programming Management
- FDD – Desenvolvimento baseado em recursos
- chuva de ideias
- PMBOK
Método ágil – Scrum
O Scrum oferece aos times de trabalho uma forma mais flexível de gerenciamento de projetos.
Na técnica de método ágil, o líder estipula as metas gerais do projeto e se certifica de que elas sejam cumpridas por práticas ágeis. Porém, as equipes podem estruturar e desenvolver o planejamento e a execução.
Basicamente essa técnica funciona dividindo o projeto inteiro em pequenos sprints. Cada sprint é feito dentro de um limite de tempo – que pode acontecer entre 2 e 4 semanas e, ao final do projeto, se existir alguma alteração no que foi desenvolvido, será possível ajustar de forma mais ágil, já que será mexido em uma parte específica do projeto e não nele inteiro.
2. Kanban
Esse é o método utilizado pra comunicar o status de projetos de maneira bem visual e ágil. Pelo Kanban, o quadro de tarefas fica dividido em colunas intituladas:
Fazer, Fazendo e Feito.
A palavra “Kanban” em japonês significa sinalização de palavras, já que Kan (看) quer dizer “sinal”, e Ban (板) significa “placa”.
Ao ser aplicado no gerenciador de tarefas, o Kanban diz pra equipe o que fazer e quais tarefas precisam ser priorizadas, com datas mais próximas de entrega.
3. Diagrama de Ishikawa/Espinha de Peixe
Essa técnica para gerir tarefas e projetos é mais aplicada pra acompanhar o controle de qualidade de desenvolvimento.
Além de Diagrama de Ishikawa e do nome Espinha de Peixe, o método ainda é chamado de Diagrama de Causa e Efeito. Isso porque o seu objetivo é encontrar a raiz de um problema por meio da análise de suas principais causas. Dessa forma, ao adotar essa técnica, equipes precisam pensar qual é a causa do problema do que está sendo desenvolvido.
Com desenho no formato de espinha de peixe, a metodologia é preenchida da seguinte forma:
o lado esquerdo deve mostrar as possíveis causas do problema;
e o lado direito fica reservado para a declaração final do problema.
4. Gráfico de Gantt
As barras do Gráfico de Gantt representam o cronograma de um projeto, inclusive as atividades e eventos que devem ser cumpridos para sua execução.
Os componentes-chave do gráfico são: tarefa (linha vertical) e tempo (linha horizontal). O tempo que dura cada tarefa é normalmente mostrado em dias ou semanas e até meses, mas também pode ser exibido em minutos e horas. No campo de tarefas, é possível visualizar uma tarefa inteira ou uma atividade que seja parte de uma entrega maior.
5. Seis Sigma
O método Seis Sigma pode ser aplicado para refinar resultados. Por meio dele é possível saber como está o nível de desempenho dos processos internos de uma companhia, se há desperdícios acontecendo para satisfazer o cliente e como atingir custos de operação menores para registrar alta nos lucros.
Para aplicar a técnica é preciso usar a estratégia DMAIC (Definir – Mensurar – Analisar – Incrementar – Controlar). Dessa forma, é necessário então:
✓ Definir: estipular as metas a serem atingidas;
✓ Mensurar: ter ciência dos resultados de tudo o que acontece na empresa antes de aplicar o método. Assim tem como saber se os negócios estão se desenvolvendo internamente;
✓ Analisar: ter conhecimento do cenário atual pra verificar o que pode ser modificado;
✓ Incrementar: saber que o sistema de trabalho não será mudado de forma estrutural. Entender que o objetivo é implantar melhorias em processos já existentes;
✓ Controlar: o novo sistema a ser criado para as melhorias internas.
6. Project Model Canvas
Essa metodologia de gestão de projetos é bem visual e recorre a um quadro e post-its para mostrar todas as áreas envolvidas no desenvolvimento de uma tarefa.
Ao todo, 13 partes divididas em 5 colunas formam o quadro Canvas, sendo elas:
✓ Por quê:
Campo para especificar o porquê do projeto;
✓ O quê:
Área pra preencher o quê será feito durante o projeto;
✓ Quem:
Coluna preenchida pra dizer qual é o público atendido pelo produto, tanto cliente quanto pessoal interno;
✓ Como:
Espaço para detalhar os caminhos que serão tomados para atingir o objetivo do projeto;
✓ Quando/Quanto:
Lacuna onde é preciso registrar quando o projeto será entregue e quanto ele custará.
Uma grande característica do modelo Canvas de gestão de tarefas e projetos é o fato dele ser colaborativo, isso quer dizer que várias pessoas podem participar de seu preenchimento e desenvolvimento.
7. XP – Extreme Programming Management
Também considerado um método ágil para gerir tarefas e projetos, o Extreme Programming é usado para o desenvolvimento de softwares. Sua aplicação é mais recomendada pra pequenas e médias equipes – com no máximo 12 integrantes.
Ela proporciona uma integração maior com o cliente, pois estabelece que o projeto seja iniciado pela equipe, que por sua vez, prioriza a construção do planejamento do trabalho. Em seguida, ocorre a entrega de pequenas versões do projeto, para então acontecer o teste do usuário e o feedback da performance.
8. FDD – Feature-Driven Development
Mais uma metodologia ágil para gerir tarefas e projetos de desenvolvimento de software, o FDD é frequentemente usado em conjunto com o Scrum.
Mas, diferente do XP, que é voltado para equipes menores, o FDD se adapta a projetos maiores e complexos.
Neste método, é imprescindível que as equipes tenham um bom entendimento do escopo e do contexto do projeto. A intensidade de reuniões é menor – quando comparado a outras técnicas de gestão. O FDD é dividido em 5 etapas, sendo elas:
✓ Desenvolvimento de modo geral
O esboço do projeto é criado nessa fase;
✓ Lista de recursos
Identificação dos recursos relevantes para o cliente;
✓ Ordem de produção dos recursos
Aqui determinamos a ordem de desenvolvimento e implementação dos recursos;
✓ Design dos recursos
Neste momento, são determinados quais recursos serão projetados e construídos;
✓ Construção dos recursos
Nesta etapa, todos os itens necessários para suportar o design do recurso são implementados.
9. Brainstorm
Essa metodologia é utilizada para instigar a criatividade de cada membro do time. Nesta técnica é realizada uma reunião com os responsáveis pelo projeto para que sejam discutidas soluções para os projetos contratados.
Assim, todos são estimulados a pensar em caminhos e alternativas que possam resolver as questões apresentadas e os objetivos das tarefas.
10. PMBOK
O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é a maior referência quando se trata do assunto gestão de projetos. Assinado pela Project Management Institute (PMI), o material traz um apanhado geral de boas práticas pra gerenciar tarefas das mais diversas áreas de atuação.
Entre os benefícios proporcionados pelo material estão:
✓ Criação de processo padrão pra realizar as atividades;
✓ Fluxo de comunicação bem integrado e livre de ruídos;
✓ Conscientização do uso de recursos de maneira eficiente;
✓ Conhecimento e controle do fluxo do projeto;
✓ Otimização dos procedimentos internos de trabalho;✓ Maior sucesso na conclusão do projeto
Bom, além dessas 10 técnicas para gerir tarefas e projetos, você pode complementar os seus conhecimentos sobre gerenciamento de tarefas e organização interna com esses outros conteúdos aqui:
6 Dicas para Otimizar seu Home Office, 5 Noções Básicas de Gestão de Projetos que Você Precisa Conhecer e Controlando Atas de Reuniões.